Évaluation annuelle Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Instructions et prenez connaissance des consignes relatives à la préparation, à la confidentialité, à la validation et à la notation.
2. Dans l’onglet Entretiens, renseignez les cellules jaunes : ID salarié, identité, service, poste, ville, contrat, dates, évaluateur et objectifs N-1.
3. Saisissez le taux de réalisation des objectifs entre 0 et 150 %, puis notez de 1 à 5 les compétences techniques, comportementales, l’autonomie et le travail en équipe.
4. Complétez les objectifs N+1, le besoin de formation, l’évolution souhaitée, l’augmentation recommandée et les commentaires RH.
5. Contrôlez les cellules calculées : la note globale utilise AVERAGE, l’appréciation dépend de seuils de 2, 3 et 4 sur 5, et le statut tient compte de la date et des résultats.
6. Consultez l’onglet Synthèse RH pour vérifier les indicateurs globaux, la répartition par service et les trois graphiques alimentés par l’onglet Entretiens.
7. Après l’échange, limitez l’accès au fichier aux personnes habilitées et conservez le compte rendu selon votre politique RGPD et vos règles d’archivage RH.

Une campagne pilotée par les RH et les managers

Dans une TPE, le dirigeant ou l’assistante RH prépare les lignes, puis chaque manager conduit l’entretien de son équipe. Dans une PME, le Responsable RH ouvre la campagne, fixe une échéance commune et contrôle les retours dans l’onglet Synthèse RH. Le modèle convient aussi à une gestionnaire de paie qui doit récupérer les recommandations d’augmentation avant la préparation budgétaire.

L’image 1 montre l’onglet Entretiens avec les colonnes A à I consacrées à l’identité, au poste et à l’entretien. Les colonnes J à O distinguent les objectifs et les quatre critères notés sur 5 ; les colonnes R à W suivent les actions, la formation, l’évolution, l’augmentation et les commentaires RH.

Un support pour les moments clés de l’année

La campagne intervient souvent entre septembre et décembre pour alimenter le budget de l’année suivante, mais rien n’empêche une campagne au premier semestre. L’onglet Instructions rappelle une périodicité annuelle, la nécessité de distinguer objectifs, compétences et évolution, ainsi que la validation par le salarié, le manager et les RH.

Exemple concret : dans une SARL de 12 salariés, le dirigeant peut préparer 12 lignes, soit 12 entretiens à planifier. Pour une équipe de 25 personnes, le manager peut renseigner les quatre notes de chaque salarié puis laisser la Synthèse RH comparer les résultats des services sans recalcul manuel.

La feuille est préparée jusqu’à la ligne 105, avec 101 lignes de suivi entre les lignes 5 et 105, même si seules certaines lignes contiennent des exemples. Le gel à la ligne 5 et le filtre automatique sur A4:W105 facilitent le travail sur une campagne comportant plusieurs dizaines de salariés.

Évaluation annuelle et entretien professionnel ne se confondent pas

Le Code du travail ne rend pas l’entretien annuel d’évaluation obligatoire en tant que tel. En revanche, l’entretien professionnel est obligatoire au moins tous les 2 ans, avec un état des lieux récapitulatif du parcours tous les 6 ans. L’onglet Instructions rappelle explicitement que l’évaluation annuelle ne remplace pas cet entretien professionnel.

L’employeur qui met en place une évaluation doit appliquer les mêmes critères à des situations comparables, informer les salariés des méthodes utilisées et rester objectif. Les critères doivent concerner le travail, les compétences et les résultats ; ils ne doivent pas porter sur la santé, la vie familiale, l’origine ou les opinions. Une note inférieure à 3 sur 5 doit être justifiée selon la consigne du modèle.

Traiter les données avec confidentialité

Les commentaires RH, les souhaits d’évolution et les montants d’augmentation sont des données personnelles. Le RGPD impose de limiter l’accès aux personnes habilitées, de définir une durée de conservation cohérente avec la finalité et de sécuriser le fichier partagé. L’onglet Instructions demande également de respecter la confidentialité et de conserver les comptes rendus selon les règles applicables.

Le fichier contient des validations de données : dates en G et H, contrat CDI ou CDD, taux d’objectifs de 0 à 150 %, notes de 1 à 5, réponses Oui/Non et augmentation recommandée supérieure ou égale à 0 €. Ce cadrage réduit les saisies incohérentes, mais ne remplace pas le contrôle RH.

Pour une campagne de 30 salariés, une moyenne de 4 critères par personne représente 120 notes à vérifier. La formule AVERAGE calcule la note globale ; l’appréciation classe ensuite le résultat en quatre niveaux : Très satisfaisant à partir de 4, Satisfaisant à partir de 3, À améliorer à partir de 2, puis Insuffisant.

Une note isolée ne suffit pas

Le problème le plus fréquent est une note saisie sans faits observables. Un manager inscrit 2 sur 5 en autonomie, mais ne documente ni projet, ni délai, ni comportement constaté : six mois plus tard, cette note est difficile à défendre dans un échange avec le salarié ou devant les prud’hommes. Le champ Commentaires RH doit donc préciser les résultats, les exemples et les actions attendues.

Une autre dérive consiste à confondre atteinte des objectifs et valeur globale du salarié. Dans le modèle, un taux d’objectifs de 96 % et une note moyenne de 4,4 sur 5 produisent un profil très différent d’un taux de 103 % associé à une note de 2,8. Le manager doit commenter l’écart plutôt que retenir un seul chiffre.

Les contrôles qui évitent les mauvaises surprises

Le statut automatique affiche Validé seulement si la date d’entretien est renseignée, si l’atteinte des objectifs atteint au moins 80 % et si la note globale est au moins égale à 3. Sinon, la ligne devient À suivre ; sans date, elle reste À planifier. Ce mécanisme est utile, mais il ne constitue pas une décision disciplinaire ni une validation juridique.

Exemple : dans une équipe de 25 personnes, 5 lignes sans date et 4 lignes sans notes peuvent donner une impression de campagne terminée alors que 9 dossiers sont incomplets. La Synthèse RH permet de repérer le volume traité, mais le Responsable RH doit revenir aux lignes individuelles avant la clôture.

Le budget d’augmentations mérite aussi une vérification. Une recommandation de 2 800 € saisie pour une personne est additionnée par SUM ; dix recommandations identiques produisent 28 000 €. Une erreur de zéro transforme donc immédiatement l’arbitrage budgétaire et doit être contrôlée avec la paie et la direction.

Installer un rituel de campagne

Ne laissez pas le classeur dormir après les entretiens. Fixez une revue de 30 minutes chaque semaine pendant la campagne : le Responsable RH contrôle les dates, les statuts et les lignes incomplètes, tandis que les managers corrigent leurs évaluations. Pour 25 salariés sur 5 semaines, cela représente environ 5 dossiers à vérifier par semaine.

• Dupliquez le fichier avant chaque nouvelle campagne et conservez une version datée en lecture seule après validation.
• Commencez par les informations administratives, puis verrouillez la structure avant d’ouvrir la saisie des notes et commentaires.
• Utilisez les listes CDI/CDD et Oui/Non plutôt qu’une saisie libre afin d’éviter les variantes comme oui, OUI ou Oui.
• Contrôlez chaque vendredi les statuts À planifier et À suivre, puis relancez uniquement les managers concernés.
• Comparez le budget total d’augmentations de la Synthèse RH avec l’enveloppe validée avant toute transmission à la paie.

Savoir quand passer à un SIRH

Pour une PME de moins de 30 salariés et une campagne annuelle simple, ce tableur reste souple. Au-delà de plusieurs campagnes simultanées, de nombreux établissements ou d’un besoin de signature et d’historisation automatique, un SIRH devient préférable.

L’image 2 montre la Synthèse RH : les indicateurs globaux sont suivis d’un tableau par service et de graphiques sur les notes, les statuts et les besoins de formation. L’image 3 présente les consignes des onglets, notamment la confidentialité et la distinction avec l’entretien professionnel. Utilisez ces repères lors de la réunion de clôture, puis archivez une copie non modifiable.