Coût d'embauche Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Paramètres & aide et vérifiez les coûts horaires indicatifs : 35 € pour le profil RH, 55 € pour le manager et 80 € pour la direction. Adaptez-les à vos coûts internes documentés.
2. Dans Suivi recrutements, créez une ligne par recrutement et renseignez l'ID, le candidat, le poste, le service, la ville et le type de contrat.
3. Saisissez les dates d'ouverture et d'embauche, puis sélectionnez le statut, la source de recrutement et les données salariales.
4. Complétez les coûts directs : annonce, cabinet, diffusion, cooptation, déplacements, tests, coût administratif DPAE, onboarding et autres frais.
5. Indiquez le temps RH et manager ainsi que leur coût horaire. Les colonnes Coût RH et Coût manager sont calculées automatiquement.
6. Contrôlez le Coût total d'embauche, le Coût total hors intégration, le délai et le coût par jour dans les colonnes calculées.
7. Consultez Synthèse RH pour comparer les recrutements réalisés, en cours ou abandonnés, puis analysez les résultats par source, service et catégorie de dépense.

Le suivi au fil des recrutements

Le dirigeant de TPE renseigne souvent la ligne au moment où il valide une annonce ou reçoit une facture de cabinet. Dans une PME, l'assistante RH saisit les coûts directs, tandis que le Responsable RH vérifie les temps passés par le service et les managers à la clôture du recrutement.

Le modèle est adapté aux recrutements CDI et CDD : la colonne Type de contrat propose ces deux valeurs. Pour une SARL de 12 salariés qui recrute trois personnes, il devient possible de rapprocher 3 annonces, 2 primes de cooptation et 46 heures d'intervention RH ou managériale au lieu de ne regarder que les factures externes.

Une lecture utile pour les managers

Le manager d'équipe peut déclarer 8 heures d'entretien et 4 heures de préparation à 55 € l'heure, soit 660 €. Une campagne qui semble avoir coûté 350 € en diffusion atteint alors 1 010 € avant même l'intégration. C'est précisément pourquoi l'onglet Suivi recrutements sépare Temps RH, Coût horaire RH, Temps manager et Coût horaire manager.

L'image 1 montre une ligne complète avec l'ID, le poste, le service, les dates, le salaire brut annuel et les postes de dépense. Les lignes 2 à 101 sont préparées pour la saisie ; les résultats des colonnes de calcul se remplissent lorsque l'ID et les données nécessaires sont présents.

Le moment où l'indicateur devient exploitable

La gestionnaire de paie peut vérifier le coût administratif lié à la DPAE avant la clôture mensuelle, mais ce fichier n'est pas un outil de DSN ni un bulletin de paie. Le tableau convient surtout à la revue hebdomadaire des recrutements ouverts et au bilan mensuel des embauches réalisées.

Dans l'exemple fourni, un recrutement à Paris comprend 400 € d'annonce, 250 € de diffusion, 14 heures RH à 35 € et 8 heures manager à 55 €. Le coût total inclut aussi les colonnes d'intégration et d'autres coûts lorsqu'elles sont renseignées, ce qui évite de confondre budget média et coût complet.

La DPAE n'est pas seulement une ligne budgétaire

La DPAE doit être adressée à l'URSSAF dans les 8 jours précédant l'embauche. L'onglet Paramètres & aide prévoit un coût administratif DPAE indicatif de 25 €, mais ce montant est une hypothèse de pilotage : il ne remplace ni les justificatifs ni le calcul réel du temps passé.

La DPAE permet notamment de satisfaire les formalités liées à l'immatriculation, à l'assurance chômage et à la médecine du travail. Pour un recrutement facturé 25 € dans le modèle, ajoutez les coûts réellement engagés dans les colonnes dédiées et conservez la preuve de la déclaration.

Contrat, convention collective et rémunération

Le modèle distingue CDI et CDD, mais il ne contrôle pas le motif de recours, la durée maximale ou l'indemnité de précarité. En règle générale, cette indemnité est de 10 % de la rémunération brute totale en CDD, sauf exceptions prévues par les textes ou la convention collective. Un CDD rémunéré 6 000 € brut peut donc générer 600 € d'indemnité de précarité : ce montant doit être traité dans la paie, pas ajouté automatiquement à ce classeur.

Le salaire brut annuel est une donnée de contexte dans la colonne K. Il ne constitue pas le coût employeur : les cotisations patronales, la complémentaire santé, la prévoyance et les éventuelles exonérations doivent être évaluées séparément avec les règles URSSAF applicables.

Effectif et obligations sociales

À partir de 11 salariés, le CSE est obligatoire sous les conditions prévues par le Code du travail. Le DUERP est obligatoire dès le premier salarié. Le recrutement doit aussi alimenter le registre unique du personnel et respecter les règles de non-discrimination ainsi que le RGPD pour les données de candidats.

Pour un service qui recrute 5 personnes, 5 DPAE, 5 inscriptions au registre et 5 dossiers candidats doivent être suivis. Le tableur chiffre le temps administratif, mais ne remplace pas ces obligations ni les contrôles de conformité.

Le faux recrutement à 300 €

Une entreprise peut retenir uniquement une annonce à 300 € et présenter le recrutement comme peu coûteux. Si le service RH consacre 16 heures à 35 €, le manager 10 heures à 55 €, et si une cooptation coûte 500 €, le calcul atteint déjà 2 010 € avant déplacement, tests et intégration : 300 + 560 + 550 + 500.

Dans Suivi recrutements, le risque est limité parce que le coût RH et le coût manager sont séparés des frais d'annonce, de cabinet et de diffusion. La formule R = P × Q et la formule U = S × T évitent de saisir manuellement ces deux sous-totaux.

La facture de cabinet mal rattachée

Une facture de cabinet de 4 000 € peut être imputée au mauvais candidat ou au mauvais service lorsque plusieurs postes sont ouverts. Avec trois recrutements, une erreur de 4 000 € modifie fortement le coût moyen affiché par la Synthèse RH. Il faut rattacher chaque dépense à un ID recrutement et conserver le justificatif correspondant.

Le tableau compare les sources avec COUNTIF, COUNTIFS, SUMIF et SUMIFS. Si une source compte 6 recrutements mais seulement 2 embauches, son taux de conversion peut être faible même si son coût total paraît acceptable. Une décision fondée uniquement sur le nombre de candidatures serait donc trompeuse.

Le délai qui dégrade le coût par jour

Un recrutement ouvert le 02/02/2026 et embauché le 30/03/2026 représente 56 jours calendaires dans le modèle. Avec 2 240 € de coût total, le coût par jour ressort à 40 €. Si la date d'embauche manque, AC et AD restent vides : il ne faut pas remplacer ce résultat par une estimation au hasard.

Autre point de vigilance : le coût total d'embauche inclut l'intégration et la formation initiale, tandis que le coût hors intégration s'arrête aux colonnes précédentes. Confondre les deux indicateurs peut gonfler artificiellement le coût de sourcing ou masquer un budget d'onboarding insuffisant.

Un rituel de 20 minutes par semaine

Réservez un créneau fixe le vendredi pour mettre à jour les statuts, les dates et les dépenses nouvelles. Pour 8 recrutements actifs, la vérification des 8 lignes prend moins de temps qu'une reconstitution en fin de trimestre, surtout lorsque les factures de job boards et de cabinets sont déjà disponibles.

• Demandez au manager ses heures d'entretien avant la réunion hebdomadaire.
• Renseignez chaque facture le jour de sa validation comptable.
• Vérifiez que chaque ligne possède un ID, une source et un statut.
• Contrôlez les coûts calculés avant de présenter la Synthèse RH.

Une clôture mensuelle reliée à la paie

À la clôture de paie, rapprochez le coût administratif DPAE, les primes de cooptation et les temps internes avec les pièces justificatives. Le paramètre indicatif de 35 € pour le profil RH et de 55 € pour le manager doit être révisé si les coûts réels changent ; ce ne sont pas des taux légaux.

L'image 2 montre les indicateurs de Synthèse RH : nombre total, embauches, recrutements en cours, abandons, coût total, coût moyen, délai moyen et part des recrutements réalisés. Les graphiques par source, service et catégorie permettent de repérer rapidement une dérive, par exemple un coût moyen supérieur à 3 000 € pour une seule source.

Quand passer au SIRH

Pour moins de 30 recrutements actifs par an, ce classeur reste souple si une personne en assure la mise à jour. Au-delà de 100 lignes, avec plusieurs recruteurs, des droits d'accès, des historiques et un besoin de traçabilité candidat, un SIRH devient préférable : le fichier est limité aux lignes préparées 2 à 101 et ne comporte pas de gestion des utilisateurs.

• Protégez les colonnes calculées et sauvegardez une copie mensuelle.
• Ne stockez pas de données sensibles inutiles dans Commentaires.
• Comparez le tableau aux justificatifs, car les montants sont des estimations de pilotage.