Demande d'absence Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Mode_d_emploi pour répartir les rôles entre salarié, manager et RH et comprendre les cellules à compléter.
2. Dans Soldes, renseignez les salariés, leur service, leur contrat, leur date d'embauche et les RTT acquis. Les congés pris et les absences validées sont ensuite alimentés par les demandes.
3. Dans Demandes_absence, saisissez une ligne par demande : identité, type d'absence, dates, motif, date de demande et justificatif.
4. Choisissez le statut dans la liste : En attente, Validée, Refusée ou Annulée. Complétez le validateur et la date de validation après la décision.
5. Contrôlez les colonnes Nombre de jours demandés, Solde avant demande, Solde après demande et Alerte RH. Une demande du 12/10/2026 au 16/10/2026 affiche 5 jours ouvrés, hors week-end.
6. Consultez Tableau_de_bord pour suivre les demandes en attente, les demandes validées, les jours d'absence et les soldes insuffisants.
7. À chaque clôture mensuelle, vérifiez les statuts, les justificatifs et la cohérence avec le logiciel de paie avant archivage du fichier.

Une saisie partagée entre salarié, manager et RH

Dans une TPE ou une PME, la demande d'absence passe rarement par un seul interlocuteur. Le salarié fournit les dates et le motif, le manager vérifie la continuité d'activité, puis l'assistante RH ou le dirigeant met à jour le statut et le compteur. Le modèle formalise cette chaîne dans une seule ligne, au lieu de disperser les informations entre courriel, agenda et fichier de paie.

L'onglet Demandes_absence visible sur l'image 1 contient les colonnes d'identité, de contrat, de dates, de statut, de validation et de justificatif. Les colonnes jaunes sont destinées à la saisie ; les colonnes L, R, S et U produisent les calculs et alertes. Les lignes 2 à 101 permettent de préparer jusqu'à 100 demandes.

Les périodes où le suivi devient indispensable

Le besoin augmente avant les congés d'été, pendant les ponts et lors de la clôture de paie mensuelle. Une SARL de 12 salariés peut recevoir 30 demandes entre juin et août : avec cinq colonnes de contrôle par demande, une vérification structurée évite de rechercher les dates dans plusieurs boîtes mail.

Dans une équipe de 25 personnes organisée par roulement, le manager doit aussi vérifier que deux personnes clés ne s'absentent pas simultanément. Le champ Service permet de filtrer les demandes, tandis que le statut En attente distingue immédiatement ce qui doit encore être arbitré.

Ce que montrent les autres images

L'image 2 présente l'onglet Soldes avec les congés acquis, déjà pris, disponibles, les RTT et les absences maladie. L'image 3 montre le tableau de bord avec les indicateurs et les deux graphiques ; l'image 4 explique la répartition des responsabilités et les contrôles à effectuer.

Congés payés et décompte des jours

Le Code du travail, à l'article L3141-3, prévoit l'acquisition de 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète. La période de référence est généralement du 1er juin au 31 mai, sauf accord ou règle applicable différente. Le fichier calcule des jours ouvrés avec NETWORKDAYS : ce choix pratique ne remplace donc pas le contrôle de la convention collective et du logiciel de paie.

Par exemple, un salarié présent toute la période acquiert théoriquement 30 jours ouvrables. Une absence du lundi 12/10/2026 au vendredi 16/10/2026 représente 5 jours ouvrés dans l'onglet Demandes_absence, sans intégration automatique des jours fériés ou d'un calendrier personnalisé.

Validation et preuve de la décision

L'employeur fixe les dates de congés en tenant compte des règles applicables, de l'ordre des départs et du délai de prévenance prévu par les textes ou la convention collective. Le modèle conserve le statut, le nom du validateur et la date de validation : ce sont des éléments utiles lors d'une contestation du compteur ou d'une demande de régularisation.

Pour un arrêt maladie, saisissez le type Maladie et indiquez seulement la présence de la pièce justificative. Ne renseignez pas de données médicales détaillées dans ce fichier : les informations de santé sont particulièrement protégées par le RGPD.

Limites du calcul automatisé

La formule des congés acquis dans Soldes est indicative : elle utilise la date d'embauche, 2,5 jours par mois, un plafond de 30 jours et la fonction TODAY. Elle ne traite pas automatiquement les absences assimilées, les temps partiels, les reports, le CET ou les règles propres à l'convention collective. Pour une paie fiable, les compteurs doivent être rapprochés chaque mois du bulletin de paie.

Le solde négatif découvert trop tard

Une demande de congés saisie comme En attente ne diminue pas le solde après demande : le modèle ne décompte la durée que lorsque le statut devient Validée. Si une assistante RH traite 18 demandes en septembre et oublie trois changements de statut, le compteur affiché peut rester supérieur de plusieurs jours à la réalité opérationnelle.

L'alerte Solde insuffisant apparaît lorsque le solde après demande devient négatif pour des congés payés validés. Par exemple, avec 2 jours disponibles et une demande de 5 jours, l'écart est de 3 jours : le manager doit décider d'un refus, d'une modification des dates ou d'une autorisation encadrée, plutôt que laisser le fichier masquer le problème.

Les dates et les justificatifs mal renseignés

Une date de fin antérieure à la date de début déclenche Dates incohérentes, mais elle ne corrige pas la saisie. Une demande du 20/10/2026 au 17/10/2026 peut donc rester visible avec un nombre de jours vide tant que l'utilisateur ne rectifie pas les dates.

Pour une absence maladie, l'absence de justificatif peut retarder la transmission à la paie et perturber la subrogation. Dans une entreprise de 12 salariés, trois dossiers incomplets à la clôture peuvent représenter une heure de relance et une régularisation sur le bulletin suivant.

Le fichier utilisé comme preuve unique

Le tableur ne remplace ni le registre des décisions internes ni le logiciel de paie. Il ne gère pas automatiquement les jours fériés, les règles de convention collective ou les droits spécifiques. Une erreur de 2 jours sur un solde peut entraîner une contestation, une correction du bulletin et, si le désaccord persiste, un dossier devant les prud'hommes.

Un rituel simple à chaque clôture

Réservez 20 minutes le dernier jour ouvré du mois pour filtrer les demandes En attente, vérifier les dates de validation et rapprocher les jours validés du logiciel de paie. Pour une PME de 25 salariés, ce créneau évite de reporter les contrôles au moment de la préparation des bulletins.

• Dupliquez le fichier avant une modification importante et conservez une version datée au format JJ/MM/AAAA.
• Utilisez les listes déroulantes plutôt qu'une saisie libre pour les statuts et les types d'absence.
• Filtrez la colonne Alerte RH sur Solde insuffisant, Dates incohérentes ou À valider.
• Renseignez la date de mise à jour dans Soldes après chaque contrôle mensuel.

Rattacher le fichier aux réunions existantes

Le manager peut consulter Tableau_de_bord avant la réunion d'équipe hebdomadaire : les demandes en attente et les jours validés par type d'absence sont déjà synthétisés. L'image 3 montre les indicateurs, dont le taux de validation et le nombre de salariés avec solde insuffisant ; les deux graphiques facilitent une lecture rapide, sans graphique à construire.

Ne modifiez pas les colonnes calculées L, R, S et U de Demandes_absence ni F, G, H, J, K et L de Soldes. Les formules NETWORKDAYS, VLOOKUP, IF et SUMIFS doivent rester en place pour conserver les contrôles.

Le moment de passer à un SIRH

Pour moins de 30 salariés et un circuit de validation simple, ce modèle reste souple. Au-delà de plusieurs sites, de 100 demandes annuelles ou de validations simultanées, préférez un SIRH avec droits d'accès, historique, calendrier partagé et intégration paie : le risque de doublon et de version concurrente devient supérieur au gain du tableur.