Demande de congés Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l'onglet Mode d'emploi et prenez connaissance de l'organisation du fichier avant toute saisie.
2. Étape 2 — Dans Demandes de congés, saisissez le numéro de demande, le nom du collaborateur, son service et son type de contrat.
3. Étape 3 — Renseignez le type de congé, les dates de début et de fin, puis la date à laquelle la demande a été transmise.
4. Étape 4 — Vérifiez le nombre de jours ouvrés calculé et contrôlez que les dates correspondent bien au calendrier de travail du salarié.
5. Étape 5 — Après décision du manager ou du responsable RH, remplacez le statut par Validé ou conservez En attente et renseignez Validé par.
6. Étape 6 — Ajoutez un commentaire utile, comme une période de fermeture, un remplacement prévu ou une demande liée à un pont.
7. Étape 7 — Consultez Suivi des soldes et Tableau de bord pour contrôler les compteurs et la répartition des absences avant de communiquer le planning définitif.

Le dirigeant de TPE garde une trace des décisions

Dans une TPE de 8 à 12 salariés, la demande arrive souvent par e-mail, message instantané ou papier. Le dirigeant ou l'assistante administrative reporte ensuite l'information dans Demandes de congés. L'image 1 montre les 12 colonnes prévues : le collaborateur, son service, son contrat, le type de congé, les dates, le nombre de jours ouvrés, le statut, le valideur et le commentaire.

Pour une SARL de 12 salariés, cinq demandes reçues en juin peuvent déjà concerner 18 jours d'absence en juillet. Le numéro DC-001 et la date de demande permettent de retrouver l'origine de chaque décision sans fouiller dans 30 échanges de messagerie.

L'assistante RH prépare la clôture mensuelle

Une assistante RH renseigne les demandes au fil de l'eau, puis contrôle les statuts avant la clôture de paie. Elle distingue par exemple les congés payés de la demande RTT du 14/07/2026 et du congé sans solde du 20/07/2026 au 24/07/2026. Cette séparation évite de transmettre une absence non rémunérée comme une journée de congé payé.

Le manager d'équipe intervient surtout lorsqu'il faut vérifier la continuité de service. Dans un service de 25 personnes organisé par roulement, il peut filtrer les demandes par Service et repérer quatre absences simultanées sur la même semaine.

Le responsable RH consolide les périodes sensibles

Lors de la pose des congés d'été, le Responsable RH utilise Tableau de bord pour comparer les absences entre services. L'image 3 présente cette vue synthétique, tandis que l'image 2 est consacrée au suivi des soldes. En janvier, le fichier sert aussi à préparer les ponts et les fermetures collectives ; en fin de période d'essai, il permet de vérifier que les droits du nouvel embauché ont bien été intégrés.

Le compteur légal des congés payés

Le Code du travail prévoit l'acquisition de 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète. La période de référence est généralement fixée du 1er juin au 31 mai, sauf accord collectif ou règle applicable dans l'entreprise. Le modèle affiche un nombre de jours ouvrés dans les demandes : ne confondez donc pas ce décompte opérationnel avec le compteur légal en jours ouvrables.

Exemple : un salarié présent pendant 12 mois acquiert 30 jours ouvrables, souvent présentés comme 25 jours ouvrés lorsque l'entreprise décompte du lundi au vendredi. Le choix doit rester cohérent avec les bulletins de paie et la convention collective identifiée par son IDCC.

La validation ne remplace pas les règles d'ordre des départs

L'employeur fixe l'ordre des départs en tenant compte notamment de la situation familiale, de l'ancienneté et de l'activité chez d'autres employeurs, conformément à l'article L3141-16 du Code du travail. Une demande marquée Validé dans le fichier constitue un suivi interne ; elle doit correspondre à la décision réellement communiquée au salarié.

Pour les RTT, le nombre de jours et la période de prise résultent de l'accord collectif ou de la convention applicable. Pour un salarié à 80 %, une demande du lundi au vendredi ne représente pas nécessairement cinq jours décomptés : le calendrier et la règle de décompte doivent être contrôlés avant validation.

Les obligations connexes à ne pas oublier

Le suivi des absences ne dispense pas l'employeur de tenir le registre unique du personnel, de mettre à jour le DUERP dès le premier salarié et d'organiser les échanges avec la médecine du travail lorsque l'absence concerne un arrêt ou une reprise. Le CSE devient obligatoire à partir de 11 salariés si l'effectif atteint ce seuil pendant 12 mois consécutifs.

Une date mal saisie peut fausser toute la période

Le premier incident que l'on retrouve en entreprise est une date de fin saisie au 14/08 au lieu du 14/07. Sur une demande de 10 jours, l'écart ne se voit pas toujours dans un e-mail, mais il modifie le planning d'équipe et le solde du salarié. Dans le tableau, les colonnes Date de début, Date de fin et Nb jours ouvrés doivent être vérifiées ensemble, surtout avant l'export vers la paie.

Autre cas fréquent : compter cinq jours ouvrés alors que le salarié travaille habituellement du mardi au samedi. Pour deux salariés concernés par quatre semaines d'été, une erreur de deux jours chacun produit déjà quatre jours de solde à régulariser.

Un statut En attente oublié désorganise le remplacement

Dans une PME, une demande laissée en attente pendant 15 jours peut conduire un manager à programmer un remplacement qui n'est plus disponible. Avec un service de 25 personnes et trois absences prévues sur la même semaine, une seule validation oubliée peut obliger à réécrire le planning et à déplacer des heures supplémentaires.

Le risque financier vient aussi d'une absence mal qualifiée. Une journée saisie en congés payés au lieu de congé sans solde peut maintenir à tort la rémunération correspondante ; à 2 500 € brut mensuels sur 21,67 jours, une journée représente environ 115,37 € brut avant les effets sur les cotisations.

Les contrôles manuels qui arrivent trop tard

Une entreprise qui ne rapproche pas le fichier du bulletin de paie peut payer un congé alors que le salarié était en arrêt maladie avec subrogation. La correction intervient alors sur la DSN ou sur le bulletin suivant, avec du temps de paie supplémentaire et une explication à fournir au salarié.

Enfin, supprimer une ligne après validation détruit la piste de décision. Il est préférable de conserver le numéro de demande, le valideur et le commentaire : pour 60 demandes sur une campagne d'été, cet historique représente un contrôle en quelques minutes plutôt qu'une reconstitution dispersée.

Dans ce même historique, le calcul des droits reste à verrouiller avec un outil de calcul des congés pour éviter qu’une demande validée ne repose sur un reliquat mal mis à jour.

Rattacher la saisie à trois rendez-vous fixes

Un modèle ne fonctionne que s'il est associé à une routine. Pour une PME de 30 salariés, je recommande une mise à jour des nouvelles demandes chaque mardi, une validation des statuts chaque jeudi et un contrôle final le dernier jour ouvré du mois. Ce rythme évite de découvrir 12 demandes non traitées au moment de préparer le bulletin de paie.

Le gestionnaire de paie ne doit pas considérer le fichier comme la seule preuve d'une absence : il rapproche les demandes Validé du planning, des arrêts transmis et des éléments de paie. Le tableau de bord sert à repérer les volumes ; la décision reste portée par le manager ou la direction.

Trois réglages simples qui évitent les ressaisies

• Utilisez la validation des données pour limiter les valeurs de Statut à En attente et Validé, et pour homogénéiser les types de congé.
• Dupliquez le fichier pour chaque exercice en conservant une copie en lecture seule du mois ou de la période clôturée.
• Appliquez une mise en forme conditionnelle aux demandes En attente depuis plus de 7 jours et aux périodes qui se chevauchent dans une même équipe.
• Verrouillez les cellules de calcul et laissez modifiables uniquement les champs de saisie ; cela réduit les suppressions accidentelles.

Quand passer à un SIRH

En dessous de 30 salariés, ce tableur reste généralement plus souple qu'un SIRH pour une validation simple. Au-delà de 50 à 80 salariés, avec plusieurs établissements, des horaires variables ou des compteurs personnalisés, les droits d'accès, les notifications et l'historique automatique d'un SIRH deviennent plus sûrs.

Conservez néanmoins une copie mensuelle du fichier tant que la période n'est pas clôturée. Un contrôle de 20 minutes le dernier vendredi du mois vaut mieux qu'une correction de 10 bulletins après la paie.

Ce contrôle mensuel gagne à s’appuyer sur un tableau de suivi des congés à jour, afin de vérifier les droits restants avant la clôture.