Contrats de travail Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Mode d'emploi et prenez connaissance de l'organisation du classeur avant toute saisie.
2. Dans l'onglet Contrats, renseignez une ligne par salarié : numéro, nom, prénom, service, poste et type de contrat.
3. Saisissez la date d'embauche au format JJ/MM/AAAA. Pour un CDD, complétez aussi la date de fin ; laissez cette cellule vide pour un CDI.
4. Ajoutez le salaire brut mensuel et le temps de travail en pourcentage, par exemple 80 pour un salarié à 80 %.
5. Contrôlez les colonnes d'ancienneté, de jours avant échéance, d'alerte renouvellement et de fin de période d'essai.
6. Consultez l'onglet Tableau de bord (image 2) pour exploiter la synthèse préparée par le modèle.
7. À chaque embauche, avenant, renouvellement ou rupture, mettez à jour la ligne concernée et conservez une copie datée du fichier.

Le quotidien d'une petite équipe RH

Dans une SARL de 12 salariés, le suivi est souvent partagé entre le dirigeant, l'assistante administrative et le gestionnaire de paie. Le fichier devient utile avant la clôture de paie mensuelle, lorsqu'il faut vérifier une embauche récente, un changement de salaire brut ou la date de fin d'un CDD.

Le modèle est particulièrement adapté au dirigeant de TPE qui ne dispose pas d'un logiciel RH. Une ligne par personne suffit : Camille Martin est rattachée aux Ressources Humaines, occupe le poste de Chargée RH, travaille à 100 % et possède un CDI débuté le 15/03/2021.

Les échéances qui exigent une revue

L'assistante RH peut ouvrir l'onglet Contrats chaque lundi pour filtrer les CDD proches de leur terme. Dans l'exemple du fichier, Sophie Bernard a commencé le 06/01/2026 en Comptabilité avec un CDD qui se termine le 05/09/2026 : ce type de ligne doit déclencher une vérification du motif, du terme et de la décision de renouvellement suffisamment tôt.

Le Responsable RH l'utilise aussi lors d'une campagne de recrutement ou d'un point mensuel avec les managers. Pour un service de 25 personnes, 25 lignes permettent de comparer les postes, les quotités de travail et les dates d'essai sans rechercher dans plusieurs dossiers individuels.

Une base commune entre RH et paie

Le gestionnaire de paie ne doit pas considérer le classeur comme une preuve contractuelle, mais comme un outil de contrôle. Le contrat signé, les avenants et les justificatifs restent les documents de référence ; Excel sert à repérer une incohérence avant la transmission des éléments de paie.

Ma position est claire : sous 30 salariés, ce tableau est généralement plus souple qu'un SIRH pour un suivi simple des échéances. Il faut toutefois désigner un propriétaire du fichier et une fréquence de mise à jour, sinon l'onglet Tableau de bord perd rapidement sa valeur.

Identifier correctement le CDI et le CDD

Le CDI constitue la forme normale de la relation de travail. Le CDD ne peut répondre qu'à un motif légal et doit comporter les mentions obligatoires, notamment le motif précis, le terme ou la durée minimale, le poste et la rémunération. Le modèle aide à suivre ces données, mais ne remplace ni le contrat signé ni la vérification de la convention collective et de son IDCC.

À la fin d'un CDD, l'indemnité de précarité est en principe de 10 % de la rémunération brute totale, sauf exceptions prévues par la loi ou la convention collective. Pour 8 mois à 2 600 € brut mensuel, la rémunération de base atteint 20 800 € ; une indemnité théorique de 10 % représenterait 2 080 €, avant examen des exclusions applicables.

Embauche et période d'essai

La DPAE doit être adressée à l'URSSAF dans les 8 jours précédant l'embauche. Le suivi Excel ne prouve pas son envoi : conservez l'accusé de réception avec le dossier du salarié et vérifiez la cohérence entre la date de début inscrite dans le tableau et la déclaration.

La période d'essai initiale est au maximum de 2 mois pour les employés et ouvriers, 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens, et 4 mois pour les cadres. Son renouvellement n'est possible que si la convention collective l'autorise, si le contrat le prévoit et si le salarié donne son accord dans les conditions requises. La colonne Fin période d'essai sert donc d'alerte, pas d'autorisation automatique de renouveler.

Documents et instances à ne pas oublier

L'employeur doit tenir le registre unique du personnel dès le premier salarié et le conserver pendant 5 ans après le départ. Le DUERP est obligatoire dès le premier salarié. Le CSE devient obligatoire à partir de 11 salariés atteints pendant 12 mois consécutifs ; une SARL de 12 salariés doit donc examiner ses obligations électorales.

Une échéance lue trop tard

Le cas le plus fréquent est le CDD repéré après son terme. Une PME de 12 salariés peut avoir une ligne indiquant le 05/09/2026, mais personne ne consulte la colonne Jours avant échéance : la décision de renouvellement arrive alors après le dernier moment utile. Le coût ne se limite pas au temps administratif ; une succession de CDD mal sécurisée peut nourrir une demande de requalification en CDI devant les prud'hommes.

Le même problème existe pour la période d'essai. Un manager pense disposer d'une semaine supplémentaire alors que la date de fin est dépassée. La rupture n'est plus traitée comme une rupture pendant l'essai et le préavis, les délais de notification et les conséquences financières doivent être réexaminés.

Une date ou un taux mal saisi

Une date saisie au format texte peut empêcher le calcul des jours avant échéance. Avec un salaire brut de 2 600 € et un temps de travail affiché à 100 au lieu de 80, le tableau donne une vision fausse de la quotité et peut conduire à une erreur d'avenant ou de préparation de paie.

Une ancienneté mal calculée peut aussi modifier l'analyse d'un préavis, d'une indemnité ou d'un droit conventionnel. Pour un salarié entré le 15/03/2021, l'ancienneté franchit 5 ans le 15/03/2026 : cette date doit être contrôlée, notamment lors d'une rupture ou d'un entretien RH.

Le fichier partagé sans protection

Le classeur contient des données personnelles et salariales. L'envoyer à toute l'équipe par messagerie augmente le risque de divulgation du salaire brut ; limitez les droits, protégez les formules et conservez une version maître. Le RGPD impose une utilisation proportionnée, une confidentialité réelle et une durée de conservation maîtrisée.

Enfin, le tableau ne remplace pas le registre du personnel, les contrats signés ou les déclarations à l'inspection du travail. Lors d'un contrôle, une ligne Excel incomplète ne corrige pas une absence de document obligatoire.

Pour garder une vision consolidée des effectifs, des absences et des rémunérations, le suivi RH synthétique centralise les indicateurs utiles sans exposer les données nominatives ligne par ligne.

Créer un rendez-vous fixe

Rattachez la mise à jour du fichier à la clôture de paie, par exemple le dernier jour ouvré du mois. Pendant 20 minutes, l'assistante RH compare les entrées et sorties du mois, les avenants, les salaires bruts et les dates de fin de CDD avec les pièces signées.

Pour une entreprise de 18 salariés, cette revue mensuelle représente 216 lignes contrôlées sur une année si chaque ligne est vérifiée une fois par mois. C'est plus fiable qu'une recherche ponctuelle uniquement lorsqu'un manager pose une question.

Réduire les saisies fragiles

• Conservez une copie datée avant chaque modification importante, par exemple Contrats_2026-07-31.xlsx.
• Utilisez une validation de données pour le type de contrat et le temps de travail, afin d'éviter CDI écrit de trois façons différentes ou une quotité supérieure à 100 % sans justification.
• Appliquez une mise en forme conditionnelle sur les jours avant échéance pour isoler les CDD à examiner à 60, 30 et 7 jours.
• Ne modifiez pas les colonnes calculées sans comprendre leur logique ; testez une ligne avec une date connue avant de diffuser le fichier.

Définir le seuil de sortie du tableur

Le tableur reste adapté à une petite population et à quelques échéances mensuelles. Je recommande de passer à un SIRH lorsque plusieurs personnes doivent modifier les contrats, que l'entreprise dépasse environ 30 salariés ou que les avenants, alertes, signatures et historiques deviennent trop nombreux pour être tracés proprement.

À ce stade, gardez l'onglet Mode d'emploi comme procédure de transition : il documente les champs à reprendre et évite qu'une migration ne perde les dates d'embauche, les fins de CDD ou les périodes d'essai.

À ce stade, un registre du personnel reste le socle à reprendre pour conserver les dates d’embauche, les fins de CDD et les périodes d’essai lors du passage au SIRH.