Organigramme d'entreprise Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l'onglet Instructions et prenez connaissance du code couleur : les cellules jaunes sont à renseigner, les cellules bleutées sont calculées.
2. Étape 2 — Dans Organigramme, complétez une ligne disponible à partir de la ligne 4 avec un ID salarié unique, le nom, le prénom, la fonction et le service.
3. Étape 3 — Sélectionnez le site dans la liste proposée et choisissez le type de contrat : CDI, CDD, Alternance ou Stage.
4. Étape 4 — Saisissez la date d'embauche au format JJ/MM/AAAA, l'équipe ou le pôle, l'e-mail, le téléphone et, si nécessaire, un commentaire RH.
5. Étape 5 — Renseignez l'ID manager pour chaque salarié rattaché à un responsable. Laissez cette cellule vide pour la direction générale.
6. Étape 6 — Contrôlez les colonnes Manager, Statut, Effectif managé et Ancienneté : elles se recalculent automatiquement à partir des données saisies.
7. Étape 7 — Consultez Tableau de bord RH pour vérifier l'effectif total, les managers, les services, les sites, les contrats et les graphiques associés.

Une base utile pour la gestion quotidienne

Dans une TPE ou une PME, l'organigramme est rarement tenu par une seule personne. Le dirigeant renseigne souvent les arrivées et départs, l'assistante RH maintient les rattachements et le Responsable RH vérifie la cohérence avant une campagne d'entretiens ou une réorganisation. Ici, la feuille Organigramme prévoit 100 lignes opérationnelles, de la ligne 4 à la ligne 103.

Un exemple concret : une SARL de 12 salariés peut renseigner Camille Martin comme direction générale, puis rattacher le directeur administratif à son ID SAL001. Les colonnes Manager et Statut se complètent automatiquement ; le responsable peut ensuite vérifier combien de collaborateurs sont rattachés à chaque manager dans Effectif managé.

Les moments où la donnée devient indispensable

La mise à jour intervient lors d'une embauche, d'une mobilité interne, d'un changement de manager ou d'un départ. Elle est aussi utile avant la campagne d'entretiens annuels, lorsque chaque manager doit retrouver son périmètre, et avant une réunion de direction portant sur les sites ou les équipes.

Pour une entreprise implantée à Paris, Lyon, Bordeaux, Nantes et Toulouse, le champ Site / Ville permet de contrôler la répartition géographique. Le tableau de bord reprend ensuite les effectifs par site et par service, plutôt que de reconstruire ces chiffres manuellement chaque mois.

Qui doit avoir accès aux informations

Les coordonnées professionnelles, la date d'embauche et le type de contrat sont des données internes. Le dirigeant, la gestionnaire RH et les managers concernés n'ont pas nécessairement le même niveau d'accès : diffusez donc le fichier complet uniquement aux personnes qui en ont besoin.

Un organigramme ne remplace pas les documents obligatoires

Ce fichier décrit la structure hiérarchique ; il ne remplace ni le registre unique du personnel, ni les contrats de travail, ni la DSN. Toute embauche doit faire l'objet d'une DPAE auprès de l'URSSAF dans les 8 jours précédant l'embauche. L'ID salarié du modèle facilite le rapprochement interne, mais ne constitue pas une formalité déclarative.

Le Code du travail impose le CSE à partir de 11 salariés si le seuil est atteint pendant 12 mois consécutifs. Une SARL de 12 personnes doit donc suivre son effectif avec précision et conserver les éléments nécessaires au décompte, notamment les contrats et les mouvements du personnel.

Contrats, rattachements et preuve administrative

La liste Type de contrat distingue CDI, CDD, Alternance et Stage. Elle ne vérifie toutefois ni le motif d'un CDD, ni sa durée maximale, ni l'indemnité de précarité généralement fixée à 10 %. Ces contrôles restent à effectuer dans le dossier contractuel et la paie.

La date d'embauche sert ici au calcul d'ancienneté au 07/09/2026. Elle ne suffit pas à déterminer tous les droits : la convention collective, l'IDCC, les avenants, les périodes de suspension et les règles de reprise d'ancienneté doivent être conservés dans les documents RH appropriés.

Confidentialité des données

Le RGPD s'applique aux noms, coordonnées, dates et informations contractuelles. Limitez les accès, évitez les copies envoyées sans protection et documentez la finalité du traitement. L'onglet Instructions rappelle que les données de démonstration sont fictives : remplacez-les par des données réelles seulement dans un espace maîtrisé.

Le doublon d'identifiant casse toute la logique

Le problème le plus coûteux n'est pas la mise en forme : c'est l'ID salarié mal renseigné. Si deux personnes portent SAL011, la recherche VLOOKUP peut renvoyer le mauvais manager ou produire un effectif managé impossible à expliquer. Sur un service de 25 personnes, une seule duplication peut fausser la liste d'invitations aux entretiens et le reporting présenté à la direction.

Le modèle demande donc un identifiant unique et stable. Ne recyclez pas l'ID d'un salarié sorti ; ajoutez plutôt un nouvel identifiant pour chaque personne, puis archivez le mouvement dans vos dossiers RH.

Le manager introuvable signale une rupture de chaîne

Un ID manager vide sur un salarié qui n'est pas en direction générale déclenche le statut À rattacher. La même alerte apparaît si l'ID ne correspond pas à une ligne existante. Dans une équipe de 12 personnes, laisser 3 collaborateurs sans responsable rend le calcul des périmètres faux à 25 % et complique la convocation aux entretiens.

Une autre erreur fréquente consiste à saisir le nom du manager au lieu de son ID. La colonne Manager est calculée par VLOOKUP : elle attend l'identifiant présent dans la colonne A, pas un texte libre comme Julien Dubois.

Les données obsolètes produisent de mauvais arbitrages

Un départ non retiré gonfle l'effectif total ; une mobilité non reportée laisse un ancien service associé au salarié. Avec 40 personnes et 5 mouvements dans l'année, cinq lignes non actualisées peuvent modifier les taux de CDI, les effectifs par site et le nombre de managers affichés dans le tableau de bord.

Ne corrigez pas les cellules calculées à la main. Elles reviendront à leur formule d'origine ou masqueront le problème : corrigez la ligne source, puis vérifiez les indicateurs.

Un contrôle court à chaque mouvement

L'organigramme devient fiable lorsqu'il est rattaché à une routine existante, et non lorsqu'il est ouvert uniquement avant un comité. Pour une PME, je recommande un contrôle de 10 minutes à chaque embauche, départ ou mobilité, puis une revue mensuelle avec les données administratives.

• Après chaque embauche, créez l'ID salarié, renseignez la date et le contrat, puis contrôlez l'ID manager.
• À la clôture de paie, comparez l'effectif du fichier avec celui utilisé pour la DSN et signalez tout écart.
• Avant une réunion d'équipe, filtrez le service ou le site concerné plutôt que de modifier les formules.
• Avant les entretiens annuels, vérifiez que chaque salarié dispose d'un manager et que les lignes À rattacher sont résolues.

Des gestes simples qui évitent les corrections

Dupliquez le fichier avant une réorganisation importante et conservez une version datée, par exemple Organigramme_07-09-2026.xlsx. Utilisez les listes existantes au lieu de saisir librement Paris, Lyon ou un contrat ; une variation d'orthographe suffit à fausser COUNTIF.

Le tableau de bord compte les services Direction, Finance, RH et Commerce ainsi que les cinq sites prévus dans le modèle. Si votre structure évolue, mettez à jour les valeurs de validation et les libellés associés avant d'ajouter des salariés.

Quand passer à un SIRH

Pour 12 à 30 salariés et quelques mouvements mensuels, ce tableur reste souple. Au-delà de plusieurs dizaines de changements par mois, de nombreux sites ou de validations croisées, un SIRH devient préférable pour les droits d'accès, l'historique, les workflows et la synchronisation avec la paie. Le tableur ne doit pas devenir le registre unique de toutes vos données RH.