Compteur de congés Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Mode d'emploi et prenez connaissance de la logique des colonnes avant de modifier les données d'exemple.
2. Dans l'onglet Suivi des congés (image 1), remplacez les salariés fictifs par votre effectif et renseignez le nom, le prénom, le service, le poste et le responsable.
3. Saisissez le type de contrat et la date d'embauche au format JJ/MM/AAAA. Pour une arrivée en cours d'année, indiquez uniquement les droits acquis correspondant à la période travaillée.
4. Renseignez CP N-1 (report), CP acquis, CP pris, RTT acquis et RTT pris. Ne saisissez pas les colonnes calculées Solde CP, Solde RTT et % CP consommé.
5. Contrôlez chaque mois les absences validées avec les demandes approuvées et le bulletin de paie, notamment après une embauche, une sortie ou une régularisation.
6. Consultez l'onglet Tableau de bord (image 2) pour analyser les compteurs et les graphiques, puis utilisez l'onglet Mode d'emploi (image 3) comme rappel de saisie.
7. Enregistrez une copie datée après chaque clôture mensuelle et limitez l'accès aux données nominatives aux personnes qui gèrent les congés.

Une réponse concrète aux besoins des petites équipes

Dans une SARL de 12 salariés, le compteur est souvent tenu par l'assistante RH ou directement par le dirigeant. À chaque clôture de paie mensuelle, elle rapproche les congés validés avec les jours saisis dans le tableau : une personne qui a 25 jours acquis, 18 jours pris et 2,5 jours reportés présente un solde de 9,5 jours, avant prise en compte des règles internes d'arrondi.

Le modèle convient aussi au Responsable RH d'une PME qui doit répondre en quelques minutes à une question de manager : combien de jours restent à Camille Martin, au service commercial ? Les colonnes Service, Poste et Responsable permettent de filtrer la population sans rechercher les informations dans plusieurs fichiers ou échanges de courriels.

Les moments où le fichier devient utile

Le besoin surgit avant les congés d'été, lors de la validation des ponts et jours fériés, puis au changement de période de référence. En France, la période est généralement fixée du 1er juin au 31 mai, sauf règle conventionnelle ou accord applicable. Le gestionnaire de paie vérifie alors les reports CP N-1, les acquisitions du mois et les jours effectivement déduits.

Pour une équipe de 25 personnes en horaires variables, le tableau offre une vue administrative des compteurs, mais il ne remplace pas un planning d'absence avec les dates et la couverture opérationnelle. Dans une PME industrielle en 3x8, le manager d'équipe peut s'appuyer sur les soldes pour arbitrer les demandes, tandis que le service RH conserve la validation et la justification des droits.

Un outil adapté à une gestion RH de proximité

Le dirigeant de TPE privilégie généralement ce format à une application lourde quand l'effectif reste limité et que les demandes sont peu nombreuses. À 12 salariés, suivre 2,5 jours ouvrables acquis par mois représente théoriquement 360 jours ouvrables de droits sur douze mois : un volume assez important pour justifier un tableau structuré, mais encore simple à contrôler manuellement.

Acquisition et décompte des congés payés

Le Code du travail, notamment l'article L3141-3, prévoit l'acquisition de 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète. Le compteur doit donc distinguer les droits acquis, les jours reportés et les jours pris. Le modèle reprend précisément ces trois éléments dans les colonnes CP N-1 (report), CP acquis et CP pris.

Un salarié présent toute la période de référence avec 25 jours ouvrés prévus par l'accord ou la convention collective ne doit pas être converti mécaniquement en 30 jours ouvrables. Ma position pratique est claire : choisissez une unité de décompte, documentez-la dans le mode d'emploi et ne mélangez jamais jours ouvrables et jours ouvrés dans une même colonne.

Cas particuliers à contrôler

Une arrivée le 10/02/2026, comme dans l'exemple CDD du fichier, ne donne pas automatiquement les mêmes droits qu'un salarié présent douze mois. Les absences assimilées à du temps de travail effectif, l'arrêt maladie, le congé maternité, le congé paternité, les congés pour événements familiaux et les règles conventionnelles doivent être intégrés dans le calcul retenu.

Le compteur de RTT ne relève pas d'un droit légal uniforme : il dépend de l'accord d'aménagement du temps de travail, de la convention collective ou du forfait applicable. Il faut donc reporter dans RTT acquis le nombre prévu par votre dispositif, plutôt que reprendre la valeur d'un autre établissement.

Obligations connexes de l'employeur

Le suivi des congés s'insère dans la tenue du bulletin de paie et des données transmises aux organismes sociaux. Les congés pris doivent être cohérents avec la paie et les absences déclarées à l'URSSAF dans la DSN. Les données nominatives doivent aussi être protégées au titre du RGPD : accès limité, fichier conservé dans un emplacement sécurisé et archivage maîtrisé.

Ce tableau ne remplace pas les obligations relatives au CSE, obligatoire à partir de 11 salariés, ni le DUERP, obligatoire dès le premier salarié. Pour une SARL de 12 personnes, ces deux sujets doivent être suivis séparément du compteur, même si le responsable RH utilise le même espace documentaire.

Le solde faux découvert au départ du salarié

Le problème le plus coûteux apparaît lors d'une sortie : le solde de tout compte reprend un nombre de jours différent du fichier interne. Une salariée affichée à 4 jours alors que ses bulletins et demandes validées conduisent à 7,5 jours peut réclamer la régularisation de l'indemnité compensatrice, avec un temps de recherche important et un risque de contestation devant les prud'hommes.

L'erreur vient souvent d'un report oublié ou d'un jour saisi deux fois. Avec 12 salariés, une différence moyenne de 2 jours représente déjà 24 jours à reconstituer. À titre de contrôle, un salaire mensuel brut de 2 500 € et un calcul sur 21,67 jours ouvrés donnent environ 115,38 € bruts par jour : sept jours mal comptés dépassent 800 € bruts, hors charges et éventuels dommages.

Le mélange entre CP, RTT et absences

Un RTT déduit du compteur de congés payés fausse deux soldes à la fois. Le même effet se produit lorsqu'un arrêt maladie est enregistré comme congé ou lorsqu'un congé sans solde est oublié dans la paie. Dans le modèle, les colonnes CP et RTT sont volontairement séparées ; les modifier ensemble pour aller plus vite est une mauvaise pratique.

Autre dérive constatée : laisser une formule de solde écrasée par une saisie manuelle. Le résultat peut sembler juste pour un salarié, puis devenir faux au mois suivant. Il faut protéger les colonnes calculées et conserver une copie avant toute régularisation.

Le risque organisationnel derrière un compteur incomplet

Un tableau non actualisé conduit à valider simultanément les congés de plusieurs personnes indispensables. Dans un service de 25 salariés, cinq absences sur la même semaine peuvent désorganiser une équipe de 20 % ; le coût se traduit alors par des heures supplémentaires, du recours à l'intérim ou des reports de production.

Enfin, un contrôle de l'inspection du travail ne porte pas uniquement sur le chiffre affiché dans Excel. L'employeur doit pouvoir expliquer le décompte du temps de travail, les repos et les absences. Pour une durée légale de 35 heures, le repos quotidien est de 11 heures et la durée maximale quotidienne est en principe de 10 heures : le compteur de congés ne dispense pas de ces vérifications.

Le point suivant consiste alors à fiabiliser le calcul des congés payés, car c’est lui qui sert de base au compteur présenté en cas de contrôle.

Un rituel court plutôt qu'une mise à jour occasionnelle

Le fichier reste fiable si vous l'attachez à une tâche déjà existante : bloquez 20 minutes le dernier jour ouvré du mois, juste avant la clôture de paie. La personne responsable rapproche les demandes approuvées, les absences et les bulletins, puis met à jour les cinq colonnes d'entrée ; les soldes et le % CP consommé restent calculés.

Pour 12 salariés, ce contrôle mensuel représente 240 minutes par an, soit quatre heures. C'est nettement plus sûr qu'une reconstitution de deux jours au moment d'une rupture de contrat, lorsque les courriels, agendas et bulletins doivent être comparés dans l'urgence.

Trois habitudes qui évitent l'abandon du tableur

• Figez une version mensuelle : enregistrez le fichier sous un nom du type Compteur_conges_2026-03.xlsx après contrôle, sans supprimer la version précédente.
• Réservez les cellules de saisie aux colonnes jaunes ou prévues à cet effet et protégez les cellules de formule. Une validation de données sur Type de contrat et Statut réduit les libellés incohérents.
• Exploitez le tableau de bord à la réunion d'équipe : une fois par mois, regardez les soldes élevés, les droits presque épuisés et les écarts entre CP pris et CP acquis.

Les fonctions Excel stockées dans le fichier peuvent utiliser SUM pour additionner les droits, IF pour éviter une division lorsque le droit est nul et IFERROR pour neutraliser une erreur d'affichage. Ne remplacez pas ces formules par une valeur fixe : vous perdriez l'actualisation automatique.

Quand passer à un SIRH

En dessous d'environ 30 salariés, ce tableur reste souple si une seule personne le maintient et si les validations sont traçables. Au-delà, ou dès que plusieurs sites, équipes en 3x8, compteurs CET et demandes simultanées doivent être gérés, un SIRH devient préférable pour les workflows, les droits d'accès et l'historique.

Au-delà, ou dès que plusieurs sites, équipes en 3x8, compteurs CET et demandes simultanées doivent être gérés, un tableau de suivi des congés reste une base pratique avant de basculer vers un SIRH pour les workflows, les droits d’accès et l’historique.