Tickets restaurant Excel - Modèle gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l'onglet Suivi Tickets Resto et repérez les colonnes déjà structurées. Les cinq lignes d'exemple montrent le niveau de détail attendu pour chaque salarié.
2. Étape 2 — Remplacez les noms, services et mois d'exemple par les données de votre équipe. Saisissez un salarié par ligne pour conserver une lecture fiable.
3. Étape 3 — Renseignez les jours travaillés du mois, en excluant les jours d'absence qui ne donnent pas droit à un titre-restaurant.
4. Étape 4 — Indiquez le nombre de tickets attribués et contrôlez qu'il correspond aux jours éligibles. Par exemple, 18 jours travaillés doivent normalement conduire à 18 tickets.
5. Étape 5 — Saisissez la valeur unitaire en euros et vérifiez la répartition entre part employeur et part salarié. L'exemple utilise 8,50 €, répartis à parts égales entre 4,25 € et 4,25 €.
6. Étape 6 — Consultez l'onglet Employés (image 2) pour organiser les informations du personnel, puis l'onglet Statistiques (image 3) pour exploiter la vue synthétique prévue par le modèle.
7. Étape 7 — Enregistrez une copie par mois après contrôle avec la gestionnaire de paie. Conservez les justificatifs de commande et la version validée avec les données du fichier.

Une tâche souvent portée par l'assistante RH

Dans une SARL de 12 salariés, l'assistante RH récupère généralement les absences auprès des managers, vérifie les jours travaillés et prépare la commande mensuelle. Le modèle évite de rechercher ces informations dans plusieurs courriels : une ligne associe directement Marie Dupont à la Comptabilité, au mois de janvier, avec 18 jours travaillés et 18 tickets attribués.

Le dirigeant de TPE peut aussi tenir ce suivi lui-même, surtout lorsque les tickets sont commandés avant la clôture de paie. Avec une valeur faciale de 8,50 € et une participation employeur de 4,25 €, 18 titres représentent 153,00 € de valeur totale, dont 76,50 € financés par l'entreprise et 76,50 € par la salariée.

Les moments où le tableau devient utile

Le contrôle intervient avant chaque commande ou avant la transmission des éléments variables de paie. Un salarié absent 3 jours sur un mois de 20 jours ne doit pas être traité comme un salarié présent 20 jours : le nombre de tickets doit être recalé sur les jours réellement éligibles.

Dans une PME de 25 personnes, le responsable RH peut filtrer les lignes par service pour rapprocher les commandes de la Comptabilité, de la Production ou du Commercial. Le manager confirme les présences, tandis que la paie vérifie la retenue correspondant à la part salariale.

L'onglet Suivi Tickets Resto (image 1) est le point de saisie opérationnel. L'onglet Employés (image 2) sert de repère pour les collaborateurs et l'onglet Statistiques (image 3) donne une lecture séparée des données du fichier. Pour moins de 30 salariés, je recommande ce contrôle Excel mensuel plutôt qu'un outil lourd : il reste rapide à corriger quand un arrêt maladie ou une arrivée modifie la commande.

Une participation employeur encadrée

Le titre-restaurant est un avantage facultatif : le Code du travail, notamment l'article L3262-1, n'impose pas à l'employeur d'en attribuer. Lorsqu'il est mis en place, la participation de l'employeur doit se situer entre 50 % et 60 % de la valeur du titre pour bénéficier du régime social et fiscal applicable, dans la limite du plafond d'exonération fixé par l'URSSAF.

Avec un titre de 8,50 €, une prise en charge de 4,25 € correspond à 50 %. Une participation de 5,10 € correspond à 60 %. Le modèle affiche séparément ces montants dans les colonnes Part employeur (€) et Part salarié (€), ce qui permet de contrôler le partage avant la paie.

Un titre par repas éligible

Un salarié ne reçoit qu'un titre par repas compris dans son horaire de travail journalier. Les jours de congés payés, d'arrêt maladie, de congé maternité ou d'absence non travaillée ne doivent donc pas générer de titre. Le nombre saisi dans Tickets attribués doit rester cohérent avec les Jours travaillés.

L'utilisation est plafonnée à 25 € par jour et limitée aux jours où le salarié travaille et prend son repas dans les conditions prévues par le dispositif. Les règles d'utilisation auprès des commerces et les catégories de produits autorisées doivent aussi être respectées.

La part salariale est prélevée sur le salaire net, tandis que la part employeur est traitée avec les éléments de paie selon les règles sociales en vigueur. Le tableau ne remplace pas le bulletin de paie : il prépare les montants à transmettre à la gestionnaire de paie et facilite le rapprochement avec les commandes.

Pour éviter une erreur de taux, je conseille de saisir la valeur réelle du titre et de vérifier le plafond URSSAF applicable en 2026 au moment de la paie, plutôt que de recopier un montant ancien dans toutes les lignes.

Le ticket attribué pendant une absence

L'erreur la plus fréquente est de commander automatiquement 20 titres pour chaque salarié à temps plein, sans retirer les absences. Pour une équipe de 12 personnes, 2 jours d'absence oubliés par salarié produisent 24 titres en trop sur le mois. À 8,50 € le titre, cela représente 204,00 € de valeur commandée avant même de traiter les régularisations.

Le problème devient plus visible avec un arrêt maladie déclaré après la commande. Si le tableau n'est pas corrigé, l'entreprise paie une part employeur indue et doit récupérer ou neutraliser les titres concernés. La gestionnaire de paie consacre alors du temps à rapprocher la commande, le compteur d'absence et la retenue salariale.

Une mauvaise répartition qui fragilise l'exonération

Une valeur de 8,50 € avec une part employeur de 6,00 € correspond à 70,59 %. Cette répartition dépasse la fourchette de 50 % à 60 % : la fraction excédentaire peut perdre le bénéfice de l'exonération sociale, ce qui augmente l'assiette des cotisations URSSAF. L'erreur porte parfois sur une seule colonne mal recopiée, puis se répète pendant 12 mois.

Les salariés qui changent de situation

Une arrivée en cours de mois, un temps partiel ou un changement de service rendent les listes standard dangereuses. Un salarié présent 15 jours et absent 5 jours ne doit pas recevoir automatiquement les mêmes 20 titres que ses collègues. Dans le modèle, la séparation entre Mois, Jours travaillés et Tickets attribués permet de repérer ce décalage avant la commande.

Autre point concret : une valeur faciale modifiée de 8,50 € à 9,00 € sans recalcul de la part salariale crée un écart de 0,25 € par titre si le partage reste à 50 %. Sur 200 titres, la différence atteint 50,00 €. Je préfère une validation humaine mensuelle à une commande reconduite sans contrôle.

Un rituel de 15 minutes avant la commande

Le fichier devient fiable lorsqu'il est associé à un créneau fixe, par exemple le 25 de chaque mois. Le manager confirme les absences, l'assistante RH met à jour les Jours travaillés, puis la paie contrôle la valeur unitaire et les deux parts financières avant l'envoi de la commande.

• Dupliquez l'onglet ou le fichier validé du mois précédent et renommez la copie avec le mois concerné.
• Utilisez une validation de données pour limiter les saisies de Service et de Mois aux valeurs prévues.
• Ajoutez une mise en forme conditionnelle lorsque Tickets attribués est supérieur à Jours travaillés.
• Bloquez les cellules de structure et laissez modifiables uniquement les colonnes de saisie.
• Archivez le fichier contrôlé avec le bon de commande et le récapitulatif transmis à la paie.

Un contrôle simple, mais systématique

Dans une entreprise de 25 salariés, le rapprochement porte sur 25 lignes et peut être réalisé avant la clôture mensuelle. Une ligne à 22 jours travaillés et 22 tickets, comme l'exemple de Thomas Petit en Production, est cohérente ; une ligne à 22 jours et 25 tickets doit être vérifiée avant validation.

Les onglets Employés (image 2) et Statistiques (image 3) doivent être consultés dans la même routine, sans créer de copies concurrentes. Une seule personne est désignée comme responsable de la version finale.

Le tableur atteint sa limite lorsque plusieurs établissements, plus de 100 salariés, des commandes multi-fournisseurs ou des historiques d'absence complexes exigent des contrôles automatiques. En dessous de 30 salariés, Excel reste souple ; au-delà, un SIRH ou un module de paie devient préférable pour les droits d'accès, l'historique et le rapprochement automatisé.

Au-delà de ce seuil, le passage à un modèle de bulletin de paie s’impose pour fiabiliser les droits d’accès, l’historique et le rapprochement automatisé.