Suivi des RTT Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l'onglet Paramètres et renseignez les salariés, leur service, leur poste, leur contrat, leur établissement, leur date d'embauche, leur droit annuel, leur report et les RTT acquis à date.
2. Étape 2 — Dans Suivi RTT, saisissez uniquement les cellules jaunes. Sélectionnez le salarié, puis indiquez les dates de début et de fin ainsi que le nombre de jours demandés.
3. Étape 3 — Complétez le statut de la demande, la date de validation, le validateur et le motif ou commentaire. Une demande non validée ne diminue pas le compteur.
4. Étape 4 — Lisez la colonne Contrôle de cohérence. La valeur OK confirme la saisie ; Erreur de dates ou Nombre invalide appelle une correction.
5. Étape 5 — Ouvrez Synthèse RTT pour contrôler les droits, reports, acquisitions, validations, demandes en attente, soldes et taux de consommation.
6. Étape 6 — À chaque clôture de paie, rapprochez les RTT validés avec le planning et les absences, puis conservez la version contrôlée du fichier.

Dans une TPE, le dirigeant ou l'assistante administrative peut tenir le fichier, tandis qu'une Responsable RH ou une gestionnaire de paie le contrôle avant la clôture mensuelle. Le besoin apparaît surtout lorsque plusieurs personnes posent des RTT sur la même période, notamment avant les ponts de mai, pendant l'été ou à l'approche de la fin d'année.

Dans une SARL de 12 salariés, six personnes peuvent avoir 10 RTT annuels et six autres 12. Le paramétrage représente déjà 132 jours de droits, auxquels peuvent s'ajouter des reports. L'onglet Paramètres sert précisément à conserver ces différences au lieu d'appliquer un compteur identique à toute l'entreprise.

Une saisie adaptée aux demandes individuelles

Le manager d'équipe saisit ou transmet la demande ; les RH complètent le statut, la date de validation et le nom du valideur. Dans l'onglet Suivi RTT, l'image 1 montre les champs Date de début RTT, Date de fin RTT, Nombre de jours demandés et Statut de la demande. La liste de salariés renvoie à Paramètres, ce qui limite les variantes de nom.

Pour un service de 25 personnes organisé en roulement, le fichier permet de vérifier que les absences validées correspondent au planning d'équipe. Par exemple, une demande de 2 jours les 20 et 21 juillet est comptée comme 2 jours, tandis qu'une demande En attente reste à zéro dans Jours déduits.

Un outil pour la gestionnaire de paie

La gestionnaire de paie peut consulter Synthèse RTT avant la paie, puis comparer les validations avec les absences du mois. Les colonnes RTT validés, RTT en attente et Solde disponible donnent une lecture par salarié ; les deux graphiques de l'image 2 facilitent le contrôle collectif sans modifier les données sources.

Les RTT ne sont pas un droit uniforme fixé par un compteur national. Leur attribution résulte d'un accord collectif ou d'une décision applicable dans l'entreprise, qui précise le nombre de jours, la période de référence, les modalités de prise, les reports et les règles applicables aux arrivées ou départs en cours d'année.

Le cadre général reste la durée légale de 35 heures par semaine. Les limites de temps de travail doivent aussi être respectées : durée maximale quotidienne de 10 heures, durée maximale hebdomadaire de 48 heures, repos quotidien de 11 heures et repos hebdomadaire minimal de 35 heures. Un RTT ne doit donc pas servir à masquer un dépassement du suivi du temps de travail.

Le rôle de l'accord collectif

L'accord RTT et la convention collective identifiée par son IDCC doivent être conservés avec la version du fichier. Ils peuvent prévoir une acquisition proratisée : un salarié disposant de 12 jours annuels et présent six mois peut avoir 6 jours de droit, sous réserve de la règle exacte de l'accord.

Le modèle permet de saisir le droit annuel, le report antérieur et les RTT acquis à date, mais il ne calcule pas automatiquement un prorata juridique à partir de la date d'embauche. Pour une arrivée le 06/01/2026, les RH doivent donc déterminer le droit applicable, puis reporter le résultat dans Paramètres.

Validation, paie et représentation du personnel

La validation doit suivre les règles internes et, lorsque nécessaire, l'information ou la consultation du CSE. Dans une entreprise de 12 salariés, le CSE est obligatoire à partir de 11 salariés si les conditions légales sont réunies ; cela ne transforme toutefois pas le tableau en registre légal.

Les jours pris doivent être rapprochés du bulletin de paie et du suivi du temps de travail. Le fichier ne remplace ni la déclaration sociale nominative, ni les obligations de l'URSSAF, ni les documents imposés par le Code du travail.

La première difficulté survient lorsque le responsable déduit une demande dès sa saisie. Avec 12 salariés et une dizaine de jours chacun, une seule validation supposée peut fausser le solde collectif de 1 jour ; répétée sur 8 demandes, l'écart atteint 8 jours et devient visible au moment de la paie ou d'une contestation.

Les dates incohérentes et les reports oubliés

Une date de fin au 14/07/2026 pour un début au 15/07/2026 constitue une anomalie simple, mais elle peut passer dans un tableau libre. Ici, la colonne Contrôle de cohérence signale Erreur de dates. Elle signale aussi Nombre invalide si la quantité est nulle ou négative, tandis que la validation décimale limite la saisie entre 0,01 et 365.

Un autre cas fréquent est le report oublié. Une salariée ayant 12 jours annuels, 2 jours reportés et 5 jours validés doit afficher 9 jours disponibles avant acquisition complémentaire. Si les 2 jours de report disparaissent, la salariée perd artificiellement 2 jours et les RH doivent reconstituer l'historique.

Les validations qui ne suivent pas le planning

Dans une usine en 3x8, trois équipes peuvent poser des RTT sur le même jour. Si 4 opérateurs d'une même équipe demandent chacun 1 jour alors que le planning exige 3 présents, le problème n'est pas seulement administratif : il faut réorganiser le roulement, rappeler un salarié ou générer des heures supplémentaires.

Le modèle ne contrôle pas les effectifs minimums, les horaires réels ni les règles de l'accord. Il faut donc traiter l'alerte Dépassement comme un signal de revue, pas comme une autorisation automatique. Un solde négatif de 1,5 jour doit être corrigé avant la clôture, car une régularisation tardive mobilise facilement une heure de recherche pour chaque salarié concerné.

La mauvaise conservation des preuves

Sans date de validation, validateur et commentaire, l'entreprise peine à expliquer pourquoi un jour a été déduit. En cas de désaccord porté devant les prud'hommes, un historique daté et cohérent vaut mieux qu'un compteur modifié sans trace ; exportez donc une copie à chaque clôture mensuelle.

Le fichier fonctionne lorsqu'il est rattaché à un rendez-vous précis : par exemple, le dernier jour ouvré du mois, avant la clôture de paie. La personne responsable vérifie les nouvelles lignes, les statuts et les alertes, puis rapproche les RTT validés du planning et du bulletin de paie.

Un rituel de quinze minutes par équipe

• Chaque manager transmet les demandes avant une date fixe, par exemple le 20 du mois.
• Les RH valident les demandes et renseignent la date ainsi que le valideur le même jour.
• La gestionnaire de paie filtre les lignes non conformes et contrôle les soldes négatifs dans Synthèse RTT.
• Une copie nommée avec le mois et la date de clôture est archivée en accès restreint.

Utilisez la validation de données déjà présente pour éviter un statut écrit différemment. Dans Suivi RTT, les choix En attente, Validé, Refusé et Annulé sont ainsi homogènes ; une recherche par statut reste exploitable dans Synthèse RTT.

Trois habitudes qui évitent l'abandon du fichier

• Ne modifiez les droits que dans Paramètres, jamais directement dans Synthèse RTT.
• Contrôlez les lignes rouges avant toute déduction : la colonne P ne comptabilise que les demandes Validé.
• Notez dans le commentaire les cas particuliers, comme un report autorisé ou une régularisation de 0,5 jour.

Pour 18 salariés, une revue mensuelle de 20 minutes suffit souvent. Au-delà de 30 à 50 salariés, avec plusieurs établissements, des horaires variables ou un besoin d'historique détaillé, je recommande de passer à un SIRH : le tableur reste souple, mais les droits d'accès, les workflows et la traçabilité deviennent difficiles à sécuriser manuellement.