Suivi entretiens recrutement Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Instructions et consultez les règles de saisie, les couleurs et les rappels RGPD.
2. Dans Suivi candidats, ajoutez une candidature sur la première ligne disponible et attribuez un ID, par exemple C-2026-004.
3. Renseignez l’identité, les coordonnées, le poste, le service, le type de contrat, la localisation et la source.
4. Complétez la date du premier entretien, son type, le recruteur, le manager et les trois notes comprises entre 0 et 5.
5. Mettez à jour le statut, la prochaine action, la date de relance, la date de décision et le motif de refus si nécessaire.
6. Consultez Tableau de bord RH pour contrôler les volumes, les taux, la durée moyenne et les répartitions graphiques.

Une solution adaptée aux petites équipes RH

Dans une TPE ou une PME, le suivi est souvent partagé entre le dirigeant, l’assistante RH, le Responsable RH et le manager opérationnel. L’onglet Suivi candidats rassemble leurs informations : un recruteur peut saisir l’entretien, tandis que le manager renseigne sa note et son avis sur l’adéquation au poste.

Une SARL de 12 salariés qui recrute deux personnes peut déjà gérer 20 à 30 candidatures pour un poste. Avec trois notes sur 5, une prochaine action et une date de relance par dossier, le fichier évite les décisions conservées dans des emails séparés.

À quel moment le renseigner

La saisie commence dès réception du CV : source, date de candidature et poste recherché sont immédiatement enregistrés. Après l’entretien téléphonique, en visioconférence ou en présentiel, le recruteur complète les notes et le statut Entretien réalisé.

Le manager peut ensuite comparer les candidatures à partir de critères identiques. Pour un service de 25 personnes qui ouvre cinq postes, les filtres de l’onglet permettent de retrouver rapidement les dossiers par poste, service ou source. L’image 1 montre la feuille organisée sur 31 colonnes, de l’ID candidature jusqu’à l’alerte de suivi.

Évaluer le poste, jamais la personne

Le Code du travail encadre les informations demandées au candidat : elles doivent avoir un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé. Les questions et critères doivent rester professionnels ; une évaluation ne doit pas porter sur l’origine, la situation familiale, l’âge, la grossesse, l’état de santé ou l’activité syndicale.

Le modèle aide à formaliser trois scores sur 5, mais il ne remplace pas une grille de critères liée au poste. Une note de 4,2 sur 5 doit pouvoir être expliquée par des compétences observées, et non par une impression générale. Le motif de refus doit rester factuel et professionnel.

Données personnelles et embauche

Les coordonnées, salaires et commentaires sont des données personnelles soumises au RGPD. Limitez l’accès aux recruteurs et managers habilités, conservez uniquement les informations nécessaires et définissez une durée de conservation documentée. L’onglet Instructions rappelle aussi la confidentialité et la traçabilité des décisions.

Une fois l’embauche décidée, la DPAE doit être transmise à l’URSSAF dans les 8 jours précédant l’embauche. Le contrat doit préciser la période d’essai applicable : 2 mois pour les employés, 3 mois pour les agents de maîtrise et 4 mois pour les cadres, avec renouvellement seulement si les conditions légales et conventionnelles sont réunies.

Le dossier bloqué entre deux interlocuteurs

Le cas le plus fréquent est une candidature passée en Entretien réalisé sans prochaine action ni date de réponse. Après dix jours, le candidat relance par email, le manager pense que les RH répondent et le recruteur croit attendre la validation opérationnelle. La colonne Alerte suivi réduit ce risque lorsque la date de relance est dépassée.

Pour un recrutement de 8 candidats, 30 minutes sont facilement perdues à reconstituer les échanges dans une messagerie. Une relance oubliée peut aussi faire perdre un profil déjà engagé ailleurs, alors qu’une décision était possible en 48 heures.

Les notes incohérentes et les décisions fragiles

Une note RH sur 5, une appréciation manager en texte libre et une décision sans motif rendent les comparaisons difficiles. Le modèle impose trois champs numériques de 0 à 5 et calcule le score moyen avec AVERAGE : un candidat noté 4,2, 4,0 et 4,1 obtient 4,1 sur 5.

Autre dérive : laisser une candidature refusée dans un statut actif. La formule de durée exclut les statuts Embauché et Refusé, ce qui évite de gonfler artificiellement le délai moyen. En revanche, les formules ne remplacent pas une mise à jour régulière des statuts.

Un rituel simple après chaque entretien

Réservez 10 minutes après chaque échange pour saisir les trois notes, le statut et la prochaine action. Dans une campagne de 12 entretiens, cette discipline représente environ 2 heures de saisie, mais évite une reprise de données beaucoup plus longue en fin de semaine.

• Utilisez les listes de choix plutôt que de retaper les statuts.
• Renseignez une date de relance dès qu’une réponse est attendue.
• Ne modifiez pas les colonnes calculées AC à AE.
• Consultez le tableau de bord chaque lundi avant la réunion de recrutement.

Contrôler les indicateurs chaque semaine

L’image 2 présente le Tableau de bord RH : candidatures totales, entretiens réalisés, offres envoyées, embauches, refus, taux de conversion, score moyen, durée moyenne et relances en retard. Les 4 graphiques répartissent les données par statut, source et poste recherché.

Le tableur reste pertinent pour une PME qui suit quelques dizaines de dossiers. Au-delà de plusieurs recruteurs, de centaines de candidatures ou d’un besoin d’historique détaillé, un SIRH devient préférable pour les droits d’accès, les relances et la traçabilité. L’onglet Instructions constitue alors votre procédure de transition.