Vivier candidats Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l'onglet Vivier candidats et saisissez un profil à partir de la colonne Nom. Les colonnes ID candidat, Date d'expiration RGPD et Alerte de suivi sont calculées par le fichier.
2. Étape 2 — Renseignez les coordonnées, le poste recherché, le service, le niveau d'expérience et le type de contrat souhaité.
3. Étape 3 — Complétez la source du profil, l'étape du recrutement, le score sur 100, la disponibilité, les prétentions salariales et la mobilité géographique.
4. Étape 4 — Après chaque appel, e-mail ou entretien, mettez à jour Dernier contact et décrivez la Prochaine action, par exemple Planifier un entretien RH.
5. Étape 5 — Sélectionnez le Statut du vivier, le consentement RGPD et le Responsable RH dans les listes prévues. Ne modifiez pas les colonnes calculées A, W et Y.
6. Étape 6 — Consultez le Tableau de bord pour contrôler les candidats actifs, les relances, le score moyen, les sources et les étapes du recrutement.
7. Étape 7 — Utilisez la recherche rapide avec un identifiant comme CAN-001, puis vérifiez régulièrement les profils dont la date d'expiration RGPD approche.

Le dirigeant de TPE et l'assistante RH

Dans une TPE, le dirigeant ou l'assistante administrative reçoit souvent des candidatures sans outil de recrutement dédié. La feuille Vivier candidats permet de retrouver un profil par poste recherché, ville ou étape, au lieu de parcourir plusieurs boîtes e-mail. Avec 12 salariés et 5 recrutements prévus sur l'année, conserver les candidatures pertinentes dans un fichier structuré évite de recommencer la recherche à chaque départ.

L'image 1 montre les champs opérationnels : Nom, Prénom, E-mail, Téléphone, Poste recherché, Service, Niveau d'expérience, Type de contrat souhaité, Score de présélection /100 et Responsable RH. Les menus déroulants couvrent notamment CDI, CDD, Alternance et Stage, ainsi que les étapes Nouveau, Présélection, Entretien RH et Embauché.

La PME pendant une campagne de recrutement

Dans une PME de 25 personnes, la Responsable RH peut utiliser le vivier après une campagne LinkedIn ou un salon emploi. Elle filtre les candidats disponibles immédiatement, avec un score supérieur à 70, puis transmet au manager une liste courte documentée. Le score n'est pas une décision automatique : il sert à classer les profils selon les critères définis par l'entreprise.

La gestionnaire de paie n'alimente généralement pas ce fichier, mais elle peut être sollicitée lorsque le type de contrat, la disponibilité ou les prétentions salariales doivent être rapprochés du besoin validé. Le tableau de bord compte les candidats par étape, source et service avec les fonctions Excel COUNTIF et AVERAGE.

Le suivi après un entretien

Après chaque échange, le recruteur renseigne Dernier contact et Prochaine action. L'onglet Instructions rappelle qu'un candidat actif sans contact depuis plus de 14 jours devient Relancer. Cette règle simple donne un rythme hebdomadaire au suivi, notamment lorsqu'une équipe gère simultanément 30 à 40 candidatures.

Le RGPD appliqué au recrutement

Un vivier de candidats contient des données personnelles : identité, téléphone, e-mail, parcours et prétentions salariales. Le RGPD impose une finalité précise, une information des candidats, une durée de conservation maîtrisée, une limitation des accès et la possibilité de traiter les demandes de rectification ou d'effacement. La CNIL recommande de ne conserver les candidatures non retenues que pendant une durée justifiée par la finalité annoncée.

Le modèle prévoit Consentement RGPD avec Oui ou Non. Lorsque Oui est sélectionné, la formule de la colonne Date d'expiration RGPD ajoute 24 mois à la Date de candidature avec EDATE ; cette échéance est une mécanique du fichier, pas une durée légale universelle. L'entreprise doit l'aligner sur son information candidat et sa politique interne.

Les données à exclure du vivier

La feuille Instructions demande de ne saisir aucune donnée sensible, discriminatoire ou sans lien avec l'évaluation professionnelle. N'ajoutez donc pas d'information sur la santé, l'origine, la religion, la situation familiale ou les opinions. Un score sur 100 doit reposer sur des critères professionnels liés au poste, jamais sur une appréciation personnelle non documentée.

Le recruteur doit aussi sécuriser le fichier : accès limité aux personnes habilitées, stockage professionnel protégé et absence d'envoi non maîtrisé par e-mail. Pour une PME, je recommande de nommer un responsable du vivier et de conserver une trace de la date de revue plutôt que de laisser 100 lignes accessibles à toute l'entreprise.

Le lien avec les obligations d'embauche

Le vivier ne remplace ni la DPAE, à effectuer dans les 8 jours précédant l'embauche, ni le registre unique du personnel, ni les vérifications liées à la convention collective. Lorsqu'un candidat devient salarié en CDI ou en CDD, ses données doivent passer dans les processus d'embauche et de paie appropriés, notamment pour le bulletin de paie et la déclaration sociale nominative.

Le candidat actif oublié après un entretien

Le problème le plus fréquent n'est pas l'absence de candidatures, mais l'absence de prochaine action. Un profil marqué Actif, avec un dernier contact datant de 20 jours, peut rester invisible dans une boîte e-mail. Ici, la formule d'alerte compare la date du dernier contact à TODAY et affiche Relancer au-delà de 14 jours. Sur 40 profils actifs, 8 relances en retard représentent facilement deux heures de reprise pour un recruteur.

Une autre dérive consiste à écrire Entretien terminé dans Commentaires sans mettre à jour Étape du recrutement. Le tableau de bord compte alors le candidat dans l'ancienne étape avec COUNTIF. Le manager croit voir 5 candidats en entretien manager alors que le fichier n'en affiche que 3 : la réunion de recrutement part sur un volume faux.

Le consentement documenté trop tard

Un recruteur peut conserver un CV reçu en candidature spontanée sans renseigner Consentement RGPD. Le tableau de bord calcule pourtant le nombre et le taux de profils avec consentement. Si 30 profils sont présents et que seulement 18 affichent Oui, le taux réel est de 60 %, ce qui doit déclencher une revue des pratiques et non une interprétation automatique de l'accord.

La date calculée après 24 mois peut également être ignorée. Conserver 100 profils arrivés à échéance augmente l'exposition aux demandes d'accès, d'effacement ou de rectification et complique la preuve d'une durée maîtrisée. Le bon réflexe est de filtrer régulièrement la date d'expiration et de décider documenter, anonymiser ou supprimer selon la politique applicable.

Les critères de sélection mal cadrés

Un score de 86 sur 100 donne une apparence de précision, mais il ne corrige pas un critère discriminatoire ou une fiche de poste imprécise. Un écart de 10 points entre deux recruteurs peut venir de critères différents, pas de la qualité des candidats. Utilisez le score comme aide au tri, puis conservez une décision humaine liée aux compétences et aux exigences du poste.

Un créneau fixe chaque semaine

Réservez 20 minutes chaque vendredi à la mise à jour du fichier. Commencez par filtrer Statut du vivier sur Actif et Alerte de suivi sur Relancer, puis traitez chaque ligne en renseignant Dernier contact et Prochaine action. Avec 15 candidats actifs, cette routine évite de laisser s'accumuler 10 relances en fin de mois.

• Après chaque entretien, mettez à jour l'étape avant de passer au candidat suivant.
• Utilisez les listes déroulantes plutôt que des variantes comme Entretien RH terminé ou entretien RH.
• Écrivez une action datée et concrète : appeler le candidat, obtenir le retour du manager ou préparer la proposition.
• Filtrez une fois par mois les dates d'expiration RGPD et consignez la décision prise.

Un contrôle avant la réunion RH

Avant la réunion hebdomadaire, consultez l'image 2, qui montre le Tableau de bord avec le total des candidats, les candidats actifs, le score moyen, les relances et le taux de consentement RGPD. Les graphiques répartissent les profils par étape, source et service ; ils sont alimentés par les formules COUNTIF présentes dans la feuille.

La recherche rapide permet de saisir CAN-001 dans la zone dédiée pour retrouver les principales informations d'un candidat. Ne saisissez pas directement dans les cellules calculées : l'ID, la date d'expiration et l'alerte sont produites par le modèle.

Le moment de passer à un SIRH

Pour une équipe de moins de 30 salariés et un volume inférieur à 100 profils suivis, ce tableur reste souple si les droits d'accès et la revue RGPD sont maîtrisés. Au-delà de plusieurs recruteurs, de centaines de candidatures par mois ou d'un besoin d'historique détaillé, un SIRH devient préférable pour gérer les habilitations, les relances, les consentements et les workflows sans multiplier les copies du fichier.