Indemnité de licenciement Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Calcul indemnités et vérifiez le montant du PASS 2026 affiché en cellule de paramétrage : 47 100 €.
2. Saisissez une ligne par salarié en complétant le nom, le service, le poste, la date d'embauche et la date de fin de contrat.
3. Indiquez le salaire brut mensuel moyen retenu pour le calcul et contrôlez qu'il correspond à la règle applicable : salaire des 12 derniers mois ou des 3 derniers mois, selon le montant le plus favorable.
4. Renseignez le motif de rupture et vérifiez l'ancienneté calculée par le fichier. Pour un salarié entré le 15/03/2014 et sorti le 30/06/2026, le résultat doit être contrôlé avec les dates exactes.
5. Comparez les colonnes Indemnité légale et Indemnité conventionnelle, puis documentez le montant effectivement retenu dans la colonne Indemnité à verser.
6. Consultez le plafond d'exonération et le statut social/fiscal affichés pour préparer le contrôle paie et le traitement du montant.
7. Utilisez l'onglet Synthèse RH pour relire les montants et l'onglet Mode d'emploi avant d'archiver le calcul avec le dossier de rupture.

Un besoin récurrent à la clôture d'une rupture

Dans une SARL de 12 salariés, le dirigeant ou la gestionnaire de paie peut devoir chiffrer deux ruptures le même mois. Le tableau évite de disperser les dates, le salaire de référence et le motif dans plusieurs courriels. L'onglet Calcul indemnités sert de registre de travail pour chaque salarié concerné.

La gestionnaire de paie saisit généralement les données après validation de la procédure et avant l'édition du bulletin de paie de sortie. Le Responsable RH vérifie ensuite que l'ancienneté, la convention collective et le salaire retenu sont cohérents avec le dossier individuel. Le dirigeant de TPE y trouve une lecture plus sûre qu'un calcul isolé dans une calculatrice.

Des usages différents selon la taille de l'entreprise

Dans une PME de 25 personnes, l'assistante RH peut comparer trois dossiers dans la même feuille : un salarié à 2 800 € brut, un autre à 3 600 € et un dernier à 2 400 €. Les colonnes Service et Poste permettent de retrouver rapidement le dossier transmis au manager ou au cabinet de paie.

Le tableau est aussi utile lors d'une réorganisation économique : cinq salariés peuvent être analysés successivement, avec leur date de fin de contrat et leur motif. L'image 1 montre précisément cette organisation en ligne : identité, dates, ancienneté, salaire, motif, indemnités et statut social/fiscal. L'image 2 sert à prendre du recul sur les montants regroupés dans la synthèse RH.

Je recommande de faire le calcul avant l'entretien de notification, puis de le refaire après la confirmation de la date de fin. Une modification de quinze jours peut changer l'ancienneté retenue et donc le montant, surtout autour d'un anniversaire de contrat.

Le minimum légal à connaître

Le Code du travail, à l'article L1234-9, prévoit une indemnité légale pour le salarié en CDI licencié, sauf faute grave ou lourde, dès lors qu'il justifie de 8 mois d'ancienneté ininterrompue. Le calcul minimal est de 1/4 de mois de salaire par année d'ancienneté jusqu'à 10 ans, puis de 1/3 de mois par année au-delà de 10 ans.

Exemple : avec 8 ans d'ancienneté et un salaire de référence de 2 800 €, le minimum légal est de 8 × 1/4 × 2 800 €, soit 5 600 €. Avec 12 ans au même salaire, le calcul devient 10 × 1/4 × 2 800 € + 2 × 1/3 × 2 800 €, soit environ 8 026,67 €.

Le salaire et la convention collective

Le salaire de référence correspond au montant le plus favorable entre la moyenne des 12 derniers mois et le tiers des 3 derniers mois, avec les primes annuelles ou exceptionnelles prises en compte au prorata. Une convention collective identifiée par son IDCC peut prévoir une formule plus favorable : le tableur doit donc être comparé au texte applicable dans l'entreprise.

Le modèle distingue l'indemnité légale de l'indemnité conventionnelle afin de ne pas retenir automatiquement le mauvais montant. Cette séparation est essentielle pour la paie, car l'indemnité conventionnelle peut avoir une assiette ou une ancienneté spécifique.

Le plafond social et fiscal affiché

Le fichier indique un PASS 2026 de 47 100 € et calcule 2 × PASS, soit 94 200 €. Ce plafond est un repère d'exonération à contrôler ; il ne remplace pas l'analyse du régime social, de l'impôt sur le revenu et de la nature exacte de la rupture. La URSSAF et le bulletin de sortie doivent être vérifiés avec le montant réellement versé.

Une ancienneté arrondie trop vite

L'erreur la plus fréquente consiste à saisir 10 ans au lieu de calculer la durée entre les deux dates. Un salarié embauché le 15/03/2014 et sorti le 30/06/2026 n'a pas simplement une ancienneté arrondie à 12 ans sans contrôle : la date exacte de fin et les règles de décompte doivent être conservées dans le dossier.

À 3 600 € brut, une différence d'une année dans la tranche jusqu'à 10 ans représente 900 € d'indemnité légale. Lorsque le salarié franchit le seuil de 10 ans, la formule passe de 1/4 à 1/3 pour les années suivantes ; une approximation peut donc produire une réclamation significative devant les prud'hommes.

Le mauvais salaire de référence

Prendre le seul salaire du dernier mois est risqué lorsqu'une prime, une absence ou une augmentation récente modifie la rémunération. Pour un salarié payé 2 500 € sur onze mois et 4 000 € le dernier mois avec une prime annuelle, la moyenne des 12 mois et le tiers des 3 derniers mois doivent être comparés, pas choisis au hasard.

Une convention collective oubliée peut aussi coûter plusieurs milliers d'euros. Dans un dossier à 7 800 € selon le minimum légal mais à 9 450 € selon la convention, verser 7 800 € expose l'entreprise à une demande de complément de 1 650 €, sans compter les intérêts et le temps consacré au litige.

Le montant versé et le traitement paie

Confondre indemnité de licenciement, indemnité compensatrice de préavis et indemnité compensatrice de congés payés fausse le solde de tout compte. Ces sommes ne répondent ni aux mêmes règles ni aux mêmes lignes de paie.

Le plafond affiché de 94 200 € ne signifie pas que toute indemnité inférieure est automatiquement exonérée. Il faut également contrôler le motif, la fraction légale ou conventionnelle, les éventuelles sommes supérieures et la déclaration sociale nominative. Une ligne mal qualifiée peut entraîner une régularisation de cotisations URSSAF au contrôle suivant.

Une ligne mal qualifiée se retrouve aussi dans le bulletin de paie, où chaque indemnité doit être isolée pour sécuriser le calcul et la DSN.

Un rituel simple autour de la date de sortie

Réservez un créneau fixe lors de la pré-clôture de paie, par exemple le 20 de chaque mois. La gestionnaire de paie rassemble alors la lettre de licenciement, le contrat, l'avenant éventuel, le relevé des salaires et la convention collective avant de compléter une ligne dans Calcul indemnités.

Pour trois sorties prévues en juin, ne créez pas trois fichiers séparés. Saisissez les trois salariés dans la même feuille, puis comparez les résultats dans Synthèse RH. Cette méthode permet de repérer immédiatement un salaire à 28 000 € saisi par erreur au lieu de 2 800 €.

Trois contrôles qui évitent les corrections

• Utilisez une validation de données pour limiter les motifs de rupture à une liste maîtrisée et éviter les variantes de saisie comme Économique, économique ou Eco.
• Appliquez une mise en forme conditionnelle sur les montants élevés, les dates manquantes et les écarts entre indemnité légale et conventionnelle.
• Dupliquez une copie datée du fichier avant chaque clôture, par exemple Indemnites_juin_2026.xlsx, puis conservez la version validée avec le dossier du salarié.

Le PASS 2026 de 47 100 € doit être contrôlé au début de chaque année. Si le fichier est réutilisé en 2027, ne modifiez pas une ancienne version validée : créez une copie et actualisez le paramètre après vérification du nouveau plafond.

Quand passer à un SIRH

Pour une entreprise de moins de 30 salariés et quelques ruptures par an, ce modèle reste plus souple qu'un outil lourd. Au-delà de 50 dossiers annuels, avec plusieurs établissements, des workflows de validation et des exports DSN, un SIRH devient préférable pour tracer les versions et limiter les ressaisies.

Au-delà de 50 dossiers annuels, avec plusieurs établissements, des workflows de validation et des exports DSN, un SIRH devient préférable pour tracer les versions et limiter les ressaisies, tout en gardant un document de solde prêt à être édité pour chaque rupture.