Plan de prévention Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Instructions et lisez les rappels sur la coactivité, les rôles des entreprises et les justificatifs à conserver.
2. Dans Plan de prévention, renseignez une ligne par risque ou action : site, entreprises, activité, zone, effectifs et dates d’intervention.
3. Décrivez la situation dangereuse, puis sélectionnez une gravité et une probabilité de 1 à 4 dans les listes proposées.
4. Ajoutez les mesures de prévention, les EPI, les formations ou habilitations requises, le responsable et l’échéance.
5. Choisissez le statut À traiter, En cours, Clôturée ou Suspendue et saisissez la date de réalisation lorsque l’action est terminée.
6. Consultez les colonnes calculées Criticité, Conforme ?, Jours de retard et Priorité.
7. Vérifiez Synthèse HSE avant la réunion sécurité ou l’intervention, puis actualisez les preuves si les travaux évoluent.

Une responsabilité partagée sur le terrain

Le responsable HSE ou le Responsable RH prépare le document avec l’entreprise utilisatrice. Le chef de site vérifie les accès et les circulations ; le manager d’équipe confirme les contraintes opérationnelles ; l’entreprise extérieure décrit ses méthodes, ses salariés et ses habilitations.

Le besoin apparaît avant une maintenance, un nettoyage industriel, une livraison technique ou des travaux. Dans une PME industrielle de 40 salariés, trois entreprises extérieures peuvent intervenir la même semaine sur l’électricité, la toiture et les quais : le tableur évite de disperser les mesures dans des courriels.

Une ligne par situation à maîtriser

Le modèle distingue le site, l’activité, la zone, les responsables, les effectifs exposés et les dates. Pour une intervention de toiture concernant 5 salariés pendant 5 jours, vous pouvez documenter la chute de hauteur, la coactivité au sol, la ligne de vie, le balisage et l’interdiction d’accès sous la zone.

L’image 1 montre les colonnes de saisie et de suivi jusqu’à Conforme ?, Jours de retard et Priorité. Les exemples déjà présents concernent notamment une armoire électrique à Paris, un nettoyage industriel à Lyon et des travaux de toiture à Nantes ; ils servent de repères et doivent être remplacés ou complétés selon votre établissement.

Un support avant la réunion

La gestionnaire HSE peut préparer la visite conjointe, puis le responsable d’exploitation relit les mesures avant le démarrage. Avec 12 actions ouvertes, la colonne Priorité permet de traiter d’abord les cotations 12 à 16 plutôt que de parcourir manuellement chaque commentaire.

La coordination des entreprises

Le plan de prévention s’inscrit dans les règles du Code du travail relatives aux travaux réalisés par une entreprise extérieure, notamment les articles R4511-1 et suivants et R4512-6. L’entreprise utilisatrice organise l’inspection commune préalable et coordonne les mesures de prévention ; l’entreprise extérieure apporte les informations liées à son intervention.

Lorsque les travaux atteignent au moins 400 heures sur 12 mois, ou lorsqu’ils relèvent de travaux dangereux listés par l’arrêté du 19 mars 1993, le plan doit être établi par écrit. Le seuil se raisonne sur l’ensemble de l’opération : 8 intervenants pendant 50 jours représentent déjà 400 journées d’intervention, à analyser précisément selon le décompte applicable.

Les points à documenter

Le tableau prévoit l’activité, la zone, la situation dangereuse, la coactivité, les mesures, les EPI, les formations ou habilitations et les preuves. Il ne remplace pas l’analyse de terrain : une cotation 4 × 4 donne une criticité de 16, mais la mesure retenue doit être réellement vérifiée avant l’accès à la zone.

Le plan doit rester cohérent avec le DUERP, obligatoire dès le premier salarié. Le CSE, obligatoire à partir de 11 salariés sous les conditions légales, est associé aux questions de santé, sécurité et conditions de travail selon les attributions applicables. Les consignes d’urgence, les autorisations, les fiches de données de sécurité et les habilitations doivent être conservées avec les justificatifs.

Lire les calculs du fichier

La criticité de la colonne S est calculée par le produit Q × R. Les colonnes AB à AD utilisent les fonctions Excel IF, AND et TODAY : elles identifient la conformité, comptent le retard et attribuent la priorité. La feuille Synthèse HSE emploie COUNTIF, COUNTA, SUM, AVERAGE, SUMPRODUCT et VLOOKUP pour produire les indicateurs.

Une cotation mal renseignée masque la priorité

La première dérive consiste à laisser gravité ou probabilité vide, ou à attribuer systématiquement 1. Une chute de hauteur cotée 1 × 1 ressort alors avec une criticité de 1 au lieu de 16 pour une situation très exposée. Le problème n’est pas esthétique : l’action urgente disparaît de la hiérarchisation de la réunion sécurité.

Autre cas observé : une intervention prévue du 17 au 24 septembre est prolongée, mais la date de fin et la mesure de balisage ne sont pas révisées. Cinq salariés peuvent continuer à travailler sous une zone de toiture alors que le plan initial ne couvre plus les conditions réelles.

Le retard non traité se transforme en défaut de preuve

Une action avec échéance dépassée et statut En cours reçoit un nombre de jours de retard calculé automatiquement. Si elle reste ouverte 21 jours sans commentaire ni preuve, le responsable ne peut pas démontrer que la mesure a été pilotée lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou après un accident.

La clôture seule ne suffit pas. Le modèle signale Oui lorsque l’action est clôturée, qu’une date de réalisation existe et que sa criticité est inférieure à 12 ; sinon, il affiche À vérifier. Cette logique attire l’attention sur une clôture prématurée, par exemple une action cotée 12 fermée sans justificatif.

Les oublis documentaires fragilisent l’intervention

Une entreprise extérieure sans habilitation électrique, FDS ou consigne d’urgence vérifiée peut interrompre un chantier et mobiliser plusieurs personnes pendant une demi-journée. Pour une équipe de 4 personnes à 35 € de coût horaire chargé pendant 4 heures, cela représente déjà environ 560 € de temps mobilisé, sans compter le retard du chantier ni les conséquences d’un accident.

Un rituel avant chaque intervention

Réservez 20 minutes avant la réunion de coordination pour filtrer les actions À traiter et En cours, puis relire les échéances des 7 prochains jours. Dans une PME comptant 15 interventions mensuelles, ce créneau fixe évite que les lignes ne soient mises à jour uniquement après un incident.

• Dupliquez le fichier avant une modification importante et conservez une copie datée après chaque réunion.
• Utilisez les listes de validation pour les statuts et les cotations afin d’éviter les variantes de saisie.
• Ajoutez systématiquement la date de réalisation et la preuve dans Commentaires / preuves avant de choisir Clôturée.
• Présentez Synthèse HSE en réunion : taux de clôture, taux de conformité, actions critiques et salariés exposés.

Contrôler les alertes sans refaire les calculs

La colonne Jours de retard se met à jour avec TODAY, tandis que la priorité dépend de la criticité. Une action 3 × 4 obtient 12 et devient Critique ; elle doit donc être traitée avant une action 2 × 2, même si cette dernière a été créée plus tôt.

L’onglet Instructions rappelle aussi l’accueil sécurité, la collecte des habilitations, des FDS et des autorisations. Utilisez-le comme ordre du jour de la visite commune, pas comme simple page de lecture.

Savoir quand passer à un SIRH

Pour une PME de moins de 30 salariés et quelques entreprises extérieures, ce tableur reste souple. Au-delà de plusieurs dizaines d’interventions simultanées, avec signatures, versions, accès par entreprise et archivage probant, un outil HSE ou un SIRH devient préférable : Excel ne gère pas nativement ces workflows ni les droits d’accès.