Suivi des EPI Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Instructions et lisez les consignes de remise, de retour, de contrôle périodique et de traçabilité.
2. Dans Suivi EPI, créez une ligne par dotation et renseignez l'ID, le nom, le prénom, le service, le poste, le site et le type de contrat.
3. Sélectionnez le type d'EPI, la taille et l'état dans les listes proposées, puis saisissez la marque, le modèle et le numéro de série.
4. Indiquez la date de remise, la date prévue de renouvellement, la quantité et le prix unitaire HT. Le coût total et la catégorie se calculent automatiquement.
5. Lors d'un retour, complétez la date de retour et l'état constaté, puis décrivez toute perte ou anomalie dans Commentaires.
6. Renseignez la formation sécurité suivie et sa date. Consultez l'alerte formation pour organiser une nouvelle session.
7. Contrôlez le Tableau de bord : dotations, coûts, équipements à renouveler, retours, formations et répartition par service ou catégorie.

Le responsable de la dotation au quotidien

Dans une TPE ou une PME, le suivi des EPI est souvent partagé entre le dirigeant, l'assistante RH, le responsable de site et le manager d'équipe. Le besoin apparaît à l'embauche, lors d'un changement de poste, d'un échange de taille, d'un retour d'absence ou d'un renouvellement arrivé à échéance.

Dans une SARL de 12 salariés, une seule personne peut suivre les casques, chaussures, gants et harnais dans l'onglet Suivi EPI. Avec 2 équipements par salarié et 3 remises dans l'année, cela représente déjà environ 72 lignes de traçabilité à vérifier, sans compter les retours ou remplacements.

Les situations où la trace devient indispensable

Le gestionnaire de paie n'est généralement pas le propriétaire du stock, mais il peut être sollicité lors de l'arrivée d'un salarié ou d'une sortie. Le responsable RH, lui, doit pouvoir retrouver la date de remise, l'état initial, la taille, le numéro de série et la date de retour, notamment pour un salarié en CDD dont le contrat se termine rapidement.

Sur un service de 25 personnes travaillant par roulement, le manager peut filtrer le service, le statut ou le site pour préparer une remise collective. Dans une PME industrielle en équipes 3x8, les colonnes Poste, Site / ville et Numéro de série évitent de confondre deux équipements affectés à des équipes différentes.

L'image 1 montre l'onglet Suivi EPI : les colonnes vont de l'ID dotation et de l'identité jusqu'à la formation, aux commentaires et aux alertes. Chaque ligne correspond à une dotation, et non à une personne unique pour toute sa carrière.

Un outil de coordination entre RH et terrain

Le dirigeant renseigne les remises, le magasinier vérifie les numéros de série et le manager confirme l'adaptation au poste. Cette répartition est plus fiable qu'un fichier conservé uniquement dans une boîte mail, surtout lorsque plusieurs sites échangent des équipements.

Une obligation de prévention, pas seulement un inventaire

Le Code du travail impose à l'employeur de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé des travailleurs. Les articles R4321-4 et R4323-95 encadrent notamment la mise à disposition et l'utilisation des équipements de protection individuelle adaptés aux risques.

Les EPI doivent être appropriés aux risques, aux conditions de travail et à la morphologie du salarié. L'employeur assure leur maintien en état de conformité, leur entretien et leur remplacement lorsque nécessaire. Le fichier facilite cette preuve opérationnelle, mais ne remplace ni l'analyse des risques ni les notices fabricant.

Le lien avec le DUERP et la formation

Le DUERP est obligatoire dès le premier salarié. Il identifie les risques auxquels les postes sont exposés ; le choix d'un casque, d'un harnais, de lunettes ou d'un masque doit donc rester cohérent avec cette évaluation. L'onglet Instructions rappelle cette articulation avec le DUERP et les consignes de sécurité.

La formation et l'information doivent être adaptées à l'équipement utilisé. Dans le modèle, une formation marquée Non ou À planifier déclenche Formation à planifier. Une date de dernière formation antérieure à 365 jours déclenche Formation à renouveler : ce seuil est une règle de pilotage intégrée au fichier, pas une durée universelle applicable à tous les EPI.

Consultation et traçabilité

Le CSE, lorsqu'il existe, contribue aux sujets de santé, de sécurité et de conditions de travail. À partir de 11 salariés, sa mise en place est obligatoire sous les conditions prévues par le Code du travail ; à partir de 50 salariés, ses attributions sont plus étendues.

Pour une remise de 3 paires de gants à 18,50 € HT, le coût total attendu est de 55,50 € HT : la formule SUM n'est pas utilisée ici, mais le calcul de la colonne Coût total HT multiplie quantité par prix unitaire. Le Tableau de bord additionne ensuite les coûts avec SUM et les compteurs avec COUNTIF.

Une remise sans date ni numéro de série

Le premier incident rencontré est une remise faite oralement, puis reconstituée plusieurs semaines plus tard. Sans date de remise, état initial ou numéro de série, il devient difficile de distinguer un équipement neuf d'un équipement déjà usagé ou de savoir qui détenait un harnais lors d'un changement d'équipe.

Un exemple concret : une entreprise de 25 personnes distribue 2 équipements à 20 salariés, soit 40 dotations. Si 6 lignes ne comportent pas la date de renouvellement, le responsable ne dispose plus d'une échéance exploitable pour 15 % du parc suivi.

Un retour oublié coûte du stock et du temps

Lors d'un départ, l'absence de date de retour laisse un EPI dans le statut En dotation. Le tableau de bord surestime alors les équipements détenus et peut conduire à commander un remplacement inutile. Trois paires de chaussures à 89,90 € HT représentent déjà 269,70 € HT de stock mal attribué.

Le problème est encore plus sensible pour un salarié en CDD ou lors d'une mobilité entre sites. Une ligne par dotation et une date de retour renseignée évitent de fermer le dossier dans un logiciel de paie sans avoir vérifié le matériel physique.

Formation déclarée sans contrôle

Cocher Oui dans Formation sécurité suivie ne suffit pas à démontrer que la formation correspond au poste et à l'équipement. Une date absente déclenche Formation à planifier dans le modèle ; ce signal doit être traité, pas simplement masqué.

Dans une équipe de 12 salariés, deux personnes sans formation enregistrée représentent 16,7 % de l'effectif concerné. Le risque n'est pas seulement administratif : une utilisation incorrecte d'un harnais ou d'un masque peut aggraver les conséquences d'un accident du travail et exposer l'employeur lors d'un contrôle de l'inspection du travail.

Le fichier ne remplace pas le contrôle physique

Le Tableau de bord peut afficher zéro équipement à renouveler alors qu'un casque est fissuré ou qu'une paire de lunettes est rayée. Le contrôle périodique de l'état, de la conformité et de l'adaptation au poste reste une action terrain ; le tableur sert à conserver la trace et à déclencher les relances.

Rattacher le fichier à deux rendez-vous fixes

Le meilleur usage consiste à rattacher Suivi EPI à une routine existante plutôt qu'à attendre un contrôle. Réservez 15 minutes chaque vendredi pour les remises, échanges et retours de la semaine, puis 30 minutes avant la clôture mensuelle pour traiter les renouvellements et les formations.

• Filtrez Statut sur À renouveler et vérifiez chaque date prévue.
• Filtrez Alerte formation sur Formation à planifier ou Formation à renouveler.
• Comparez les retours physiques avec les lignes dont la date de retour est vide.
• Contrôlez les prix unitaires et les quantités avant de valider le coût mensuel.

Réduire les corrections de saisie

Utilisez les listes déroulantes pour le service, le contrat, le type d'EPI, la taille, l'état et la formation. La quantité est limitée aux nombres entiers de 1 à 999, ce qui évite de saisir accidentellement une quantité négative ou décimale.

Ne modifiez pas les colonnes calculées J, U, V et Z. La formule IF vérifie les champs obligatoires, IFERROR évite l'affichage d'erreurs lors de la recherche de catégorie, et VLOOKUP relie le type d'EPI à sa catégorie. Les lignes 4 à 103 sont préparées : si vous dépassez 100 dotations, il faudra étendre les formules et les validations.

Savoir quand passer à un SIRH

Pour une structure de 12 à 30 salariés et quelques sites, ce tableur reste souple si une seule personne le met à jour et si les contrôles sont réguliers. Au-delà de plusieurs centaines de dotations, de nombreux utilisateurs ou de mouvements quotidiens, un SIRH ou un outil de gestion des stocks devient préférable pour les droits d'accès, l'historique et les notifications.

L'image 2 présente le Tableau de bord avec ses indicateurs et ses trois graphiques. L'image 3 montre Instructions : utilisez-la comme procédure interne courte pour harmoniser la saisie entre RH, managers et responsables de site.