Suivi des entretiens Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Mode d'emploi (image 3) avant toute saisie afin de suivre les consignes prévues dans le classeur.
2. Dans l'onglet Suivi entretiens, renseignez une ligne par salarié avec le nom, le prénom, le service, le poste et la date d'embauche.
3. Complétez le type de contrat, le manager, le responsable RH et la date du dernier entretien connu.
4. Indiquez la date d'entretien prévue, puis renseignez la date réalisée dès que l'échange a effectivement eu lieu.
5. Après l'entretien, saisissez la note globale sur 5, le pourcentage d'objectifs atteints, le souhait de mobilité et la formation demandée.
6. Actualisez le statut entretien et les commentaires pour conserver la trace opérationnelle de la campagne.
7. Consultez l'onglet Tableau de bord (image 2) pour vérifier l'avancement global et préparer le point RH avec les managers.

Une campagne pilotée par les ressources humaines

Dans une PME, le suivi est souvent partagé entre le Responsable RH, l'assistante RH et les managers. Le Responsable RH fixe le calendrier, vérifie les dates et consolide les résultats ; le manager prépare l'échange et renseigne les objectifs ; l'assistante RH contrôle que chaque ligne est complète avant la réunion de clôture.

Pour une SARL de 12 salariés, une campagne annuelle représente 12 entretiens à planifier, 12 comptes rendus à récupérer et autant de demandes de formation à classer. L'onglet Suivi entretiens (image 1) permet de repérer dans la même vue le salarié, son service, son manager, la date prévue et la date réalisée, au lieu de rechercher ces informations dans des courriels.

Des usages différents selon l'organisation

Le dirigeant d'une TPE peut utiliser le fichier une fois par semaine pendant la campagne, par exemple chaque vendredi de mars et d'avril. Dans un service de 25 personnes, le manager peut filtrer mentalement sa liste de collaborateurs à partir des colonnes Service, Poste et Manager, puis transmettre les éléments à l'assistante RH.

Le besoin apparaît surtout avant la campagne d'entretien annuel d'évaluation, puis lors de sa clôture. Une entreprise qui réalise quatre entretiens par semaine pendant six semaines doit suivre 24 échéances, avec le risque de confondre date prévue et date réellement réalisée. Le modèle sépare précisément ces deux informations.

Le tableau de bord (image 2) sert ensuite à préparer un point de direction : combien d'entretiens sont terminés, quelles formations reviennent le plus souvent et quels souhaits de mobilité nécessitent une réponse. Ma position est claire : jusqu'à une trentaine de salariés, ce format Excel reste plus souple qu'un SIRH pour une campagne ponctuelle, à condition qu'une seule personne assure la consolidation.

L'entretien annuel et l'entretien professionnel ne couvrent pas le même sujet

L'entretien annuel d'évaluation n'est pas imposé de manière générale par le Code du travail ; il peut toutefois être prévu par la convention collective, un accord ou une pratique constante de l'entreprise. Il porte habituellement sur les résultats, les objectifs, la note globale et les perspectives du poste, ce que reflètent les colonnes du modèle.

L'entretien professionnel, lui, est obligatoire au moins tous les 2 ans pour évoquer les perspectives d'évolution et les besoins de formation, conformément à l'article L6315-1 du Code du travail. Il doit aussi donner lieu à un état des lieux récapitulatif tous les 6 ans. Ne confondez donc pas la colonne Entretien réalisé avec la preuve d'un entretien professionnel : le classeur suit une campagne d'évaluation et ne remplace pas un dossier de conformité.

Ce que l'employeur doit documenter

Le responsable doit informer le salarié de l'objet de l'entretien et conserver un suivi suffisamment fiable des dates et des actions décidées. Une demande de formation saisie dans la colonne Formation demandée ne vaut pas inscription au plan de développement des compétences : il faut ensuite arbitrer le budget, l'organisme, la durée et le calendrier.

Pour une entreprise de 12 salariés, le CSE est obligatoire dès lors que le seuil de 11 salariés est atteint pendant 12 mois consécutifs. Les résultats agrégés de la campagne peuvent alimenter le dialogue social, mais les appréciations individuelles et les commentaires doivent rester confidentiels.

Le fichier contient des données personnelles : noms, dates d'embauche, appréciations, mobilité et formation. Appliquez le RGPD : accès limité aux personnes habilitées, stockage protégé et conservation cohérente avec la finalité. Pour 25 salariés, je recommande un dossier RH restreint et une copie de travail distincte plutôt qu'un fichier partagé sans contrôle.

Une date prévue n'est pas un entretien réalisé

L'erreur la plus fréquente consiste à remplir le calendrier sans mettre à jour la date réelle. Dans une équipe de 25 personnes, 5 entretiens reportés peuvent rester invisibles si le manager laisse la date prévue en place. Le tableau de bord donne alors une impression d'avancement supérieure à la réalité, et la relance revient à l'assistante RH.

Le modèle sépare les colonnes Entretien précédent, Entretien prévu et Entretien réalisé. Cette distinction est essentielle : un entretien prévu le 20/04/2026 mais réalisé le 27/04/2026 doit conserver les deux dates, car elles permettent de mesurer les reports et de comprendre pourquoi la campagne déborde sur le mois suivant.

Des appréciations trop vagues et des actions perdues

Une note globale de 4/5 sans commentaire ni objectif associé ne suffit pas à préparer la suite. À l'inverse, une demande de formation notée seulement dans un courriel peut disparaître au moment de construire le plan de développement des compétences. Sur 12 salariés, 3 demandes non reprises représentent déjà 25 % des besoins exprimés.

Autre dérive : saisir 88 dans Objectifs atteints (%) pour un salarié, puis 4,5 dans Note globale (/5), mais sans homogénéité entre managers. Le premier indicateur est un pourcentage ; le second est une échelle sur 5. Mélanger les échelles rend toute comparaison trompeuse et peut nourrir une contestation de l'évaluation.

Le risque de confidentialité ne se limite pas au litige

Un fichier envoyé à toute l'entreprise peut exposer des commentaires sur la performance, la mobilité ou les difficultés d'un salarié. La conséquence n'est pas seulement un malaise : elle peut conduire à une réclamation auprès de la CNIL ou à un contentieux devant les prud'hommes si une décision professionnelle paraît fondée sur une appréciation non tracée.

Ma pratique est de verrouiller l'accès au classeur, de séparer les droits de lecture et d'écriture et de conserver une version datée à la clôture. Excel ne remplace pas une procédure d'évaluation ; il évite surtout que la preuve du calendrier et des actions décidées soit éparpillée.

La même logique de traçabilité s’étend à la matrice des compétences, utile pour consigner de façon structurée les aptitudes validées, les écarts observés et les mises à jour au fil des entretiens.

Rattacher le fichier à trois rendez-vous fixes

Un tableur reste utile seulement s'il entre dans une routine. Pour une campagne de 30 salariés, je conseille un point de 20 minutes chaque lundi avec les managers pendant 6 semaines, puis une clôture RH de 45 minutes à la fin de la campagne. Le fichier devient le support de la réunion, pas une tâche supplémentaire reportée au dernier jour.

• Avant la campagne, renseignez les salariés, services, postes, managers et dates d'entretien précédent dans l'onglet Suivi entretiens.
• Chaque semaine, complétez les dates prévues et réalisées ; ne remplacez jamais la date prévue par la date réelle.
• Après chaque échange, saisissez immédiatement la note sur 5, le pourcentage d'objectifs atteints, la mobilité et la formation demandée.
• À la clôture, utilisez le Tableau de bord (image 2) pour contrôler les lignes incomplètes et préparer la synthèse de direction.

Réduire les saisies qui provoquent des écarts

Dupliquez le fichier comme archive de campagne avant d'effectuer une nouvelle saisie. Utilisez une validation des données pour les champs répétitifs comme le type de contrat, le service ou le statut, et imposez le même format de date JJ/MM/AAAA à tous les managers.

Le responsable RH doit aussi fixer une règle simple : commentaires factuels, actions datées, responsable identifié. Une formation demandée le 22/04/2026 doit par exemple être complétée par un arbitrage avant la réunion mensuelle suivante, plutôt que rester comme une phrase sans suite.

Savoir quand passer à un SIRH

Au-delà de 50 à 100 salariés, avec plusieurs campagnes, des relances automatiques et des accès managers différenciés, le tableur atteint vite ses limites. Passez à un SIRH lorsque le contrôle des versions prend plus d'une heure par semaine ou que 10 managers modifient simultanément le même fichier. En dessous de ce seuil, Excel reste un choix pragmatique si le propriétaire du fichier et la fréquence de mise à jour sont clairement définis.

Le même niveau de rigueur s’applique au suivi des compétences, qui finit lui aussi par réclamer un cadre formalisé dès que les mises à jour se multiplient.