Entretien professionnel Excel - Modèle Gratuit

1. Renseignez la liste des salariés dans l’onglet Entretiens avec le matricule, le service, le poste et la date d’embauche. C’est la base du suivi individuel.
2. Complétez la date du dernier entretien et contrôlez la date du prochain entretien. Pour une campagne à 2 ans, vous voyez tout de suite qui doit être planifié.
3. Indiquez le statut de chaque dossier : à faire, programmé ou réalisé. Ce repère évite de mélanger les entretiens en attente et ceux déjà menés.
4. Alimentez les champs liés à la mobilité, à la formation et au projet professionnel. Vous gardez ainsi une trace exploitable au moment du point suivant.
5. Consultez l’onglet Synthèse RH pour vérifier le volume de salariés suivis et les dossiers à reprendre. C’est utile avant une réunion de pilotage ou une campagne annuelle.
6. Utilisez l’onglet Mode d'emploi comme mémo de fonctionnement. Vous pouvez le transmettre à une assistante RH ou à un manager sans expliquer tout le fichier à chaque fois.

En France, ce type de fichier sert surtout au Responsable RH, à l’assistante RH, à la gestionnaire de paie qui suit aussi les échéances sociales, et au manager de proximité qui prépare les entretiens avec son équipe. Dans une PME de 25 personnes, la demande arrive souvent en fin de trimestre, quand il faut sortir la liste des salariés à convoquer et répartir les entretiens entre chefs d’équipe.

L’onglet Entretiens montre une logique simple : une ligne par salarié, avec matricule, service, poste, ville, type de contrat, date d’embauche et ancienneté. Sur une équipe de 12 salariés, vous pouvez planifier 12 entretiens sans passer par un outil complexe, puis mettre à jour le statut au fil des rendez-vous.

Quand le besoin devient urgent

Le pic arrive souvent au moment de la campagne annuelle, juste après la clôture de paie ou avant les entretiens de fin d’hiver. Une PME industrielle en 3x8 ou un service support de 18 personnes n’a pas intérêt à gérer cela dans des mails dispersés : la relance devient vite ingérable dès que 4 ou 5 managers sont concernés.

Ce que l’image 1 met en évidence

L’image 1 correspond à l’onglet Entretiens et fait apparaître les colonnes de suivi individuel, avec une structure lisible et compacte. Vous voyez immédiatement les champs liés au salarié et aux échéances, ce qui facilite le traitement d’un portefeuille de 20 à 50 dossiers sans repartir de zéro à chaque campagne.

L’entretien professionnel est prévu par le Code du travail aux articles L6315-1 et suivants. Il doit être distinct de l’entretien annuel d’évaluation, et il porte sur les perspectives d’évolution professionnelle, les qualifications, la mobilité et les besoins de formation.

Le rythme de référence est clair : un entretien professionnel tous les 2 ans, avec un état des lieux récapitulatif tous les 6 ans. Si vous avez 14 salariés, cela signifie qu’à effectif constant vous devez suivre un flux régulier de dossiers, pas seulement une campagne ponctuelle tous les 3 ans quand quelqu’un y pense.

Le suivi à ne pas mélanger avec l’évaluation

Le contenu du fichier doit rester orienté parcours et compétences, pas performance managériale. Vous pouvez noter la formation souhaitée, une mobilité interne possible, ou un besoin d’accompagnement, mais pas transformer ce tableau en grille d’appréciation du travail quotidien.

Les repères pratiques à garder en tête

Le fichier devient utile quand il aide à sécuriser les échéances et à tracer les échanges. Si vous pilotez 30 salariés, une simple colonne de statut et une date de prochain entretien évitent les oublis de convocation ; c’est plus fiable qu’un suivi dans les messages Outlook, surtout quand plusieurs managers interviennent.

Le problème le plus fréquent est l’entretien non tracé. Quand le dossier n’est ni daté ni classé, vous perdez facilement une demi-journée à reconstituer l’historique, surtout si le salarié a changé de service ou si le manager est parti.

Autre erreur classique : confondre entretien professionnel et entretien annuel. Dans une PME de 40 salariés, cela peut faire rater un vrai sujet de formation ou de mobilité, puis créer une tension inutile quand le collaborateur découvre que rien n’a été consigné.

Le coût d’un suivi approximatif

Une campagne mal tenue, avec 10 salariés à relancer deux fois chacun, représente vite plusieurs heures de travail administratif. Si votre coût chargé interne est de 30 € de l’heure, 6 heures perdues sur les relances, les recherches de dates et la mise à jour du tableau font déjà 180 € sans compter le temps manager.

Ce qui coince lors d’un contrôle ou d’un audit interne

Lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou d’un audit RH, l’absence de traçabilité est le vrai point faible. Le registre du suivi doit montrer qui a été vu, quand, et avec quel objectif ; sinon, vous passez du suivi RH au rattrapage manuel, ce qui prend souvent plus de temps que la campagne elle-même.

La même logique de traçabilité s’applique au plan de formation, où chaque besoin, échéance et validation doit rester consultable d’un coup d’œil lors d’un contrôle.

Le plus simple est de raccrocher ce fichier à une routine déjà existante : clôture de mois, point manager, ou revue RH hebdomadaire. Si vous réservez 20 minutes chaque lundi matin, vous pouvez mettre à jour 5 à 8 lignes sans laisser l’outil prendre du retard.

Trois habitudes qui changent tout

• Dupliquez l’onglet ou la version de travail au début de chaque campagne pour repartir d’une base propre.
• Utilisez une validation de saisie sur le statut entretien pour éviter les variantes inutiles comme prévu, planifié ou à faire dans trois cellules différentes.
• Gardez une couleur d’alerte sur les échéances proches pour voir immédiatement les entretiens à lancer dans les 30 prochains jours.

L’onglet Mode d'emploi sert justement à transmettre ces règles d’usage sans réexpliquer le fichier à chaque remplaçant. Dès que vous dépassez 80 à 100 salariés, ou que plusieurs sites doivent saisir en parallèle, un vrai SIRH devient plus adapté qu’un tableur, surtout pour sécuriser l’historique et les relances automatiques.

Pour préparer cette montée en charge, une trame d’entretien annuel permet de cadrer les échanges et de garder une base homogène avant d’automatiser le suivi dans un SIRH.