Visites médicales Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Suivi Visites Médicales et repérez les colonnes à compléter pour chaque salarié.
2. Saisissez le numéro, le nom, le service, le poste et la date d'embauche dans les premières colonnes.
3. Indiquez le Type de visite, par exemple Visite périodique ou Visite d'information et de prévention.
4. Renseignez la Date dernière visite ainsi que la Périodicité (mois) correspondant au suivi applicable au salarié.
5. Vérifiez la Date prochaine visite et les Jours restants, puis consultez le Statut pour prioriser les relances.
6. Complétez le médecin du travail, l'Aptitude et les Observations uniquement avec les informations nécessaires au suivi administratif.
7. Consultez le Tableau de Bord pour faire le point, puis utilisez le Mode d'emploi lorsque vous devez ajouter ou actualiser une ligne.

Le dirigeant de TPE garde la main sur les échéances

Dans une SARL de 12 salariés, le dirigeant ou son assistante administrative reçoit rarement une alerte automatique du service de prévention et de santé au travail. Le tableau permet de vérifier chaque mois les dates de suivi, notamment avant l'arrivée d'un nouveau salarié ou la reprise d'un salarié après une absence longue.

Une ligne correspond à une personne, avec son service et son poste. Pour un opérateur de production, un cariste et une chargée de recrutement, les besoins de surveillance ne sont pas forcément identiques : le champ Type de visite évite de mélanger les rendez-vous dans un agenda unique.

L'assistante RH prépare les relances

Dans une PME de 25 personnes, l'assistante RH peut filtrer les lignes dont la date prochaine visite est proche, contacter le service de santé au travail et noter le médecin dans la colonne prévue. Elle retrouve immédiatement la dernière visite et la périodicité sans rechercher dans des courriels anciens.

Le meilleur moment pour actualiser le fichier est la clôture de paie mensuelle, quand les entrées, sorties et changements de poste sont déjà contrôlés. Un second contrôle avant la campagne d'entretiens annuels permet de repérer les salariés dont le dossier de santé au travail n'a pas été actualisé.

Le manager utilise une information limitée

Le manager d'équipe peut seulement vérifier qu'un rendez-vous est planifié ou qu'une aptitude a été communiquée. Il ne doit pas accéder aux informations médicales confidentielles : l'employeur suit l'organisation et les restrictions éventuellement transmises, pas le diagnostic du salarié.

Avec 25 salariés et une échéance moyenne tous les 24 mois, environ 12 à 13 rendez-vous sont à anticiper chaque année. Le fichier est donc particulièrement adapté à une petite équipe qui veut un suivi nominatif sans déployer immédiatement un SIRH.

La visite d'information et de prévention

Le Code du travail, notamment les articles R4624-10 et suivants, prévoit une visite d'information et de prévention, généralement dans les 3 mois suivant la prise effective du poste. Pour un apprenti, le délai est en principe de 2 mois. Le suivi doit être organisé avec le service de prévention et de santé au travail compétent.

La périodicité maximale de droit commun est de 5 ans selon l'article R4624-16. Elle est ramenée à 3 ans pour certains salariés, notamment les travailleurs de nuit ou ceux bénéficiant d'un suivi adapté. Le modèle ne décide pas de la périodicité : la valeur saisie doit reprendre l'échéance communiquée par le professionnel de santé au travail.

Le suivi renforcé des postes à risques

Pour un salarié affecté à un poste présentant des risques particuliers, le suivi individuel renforcé comprend un examen médical d'aptitude avant l'affectation, puis un renouvellement selon les règles applicables. Le délai entre deux examens ne doit pas dépasser 4 ans, avec une visite intermédiaire au plus tard 2 ans après l'examen précédent.

La colonne Aptitude doit reprendre la décision communiquée par le médecin du travail, par exemple apte, apte avec aménagement ou inapte. Le responsable RH ne reformule pas un avis médical et ne stocke pas le contenu du dossier de santé dans ce tableur.

Responsabilité de l'employeur

L'employeur doit organiser l'adhésion au service de prévention et de santé au travail, transmettre les informations nécessaires sur les postes et permettre la réalisation des visites. Une échéance dépassée n'est pas une simple anomalie de tableau : elle peut fragiliser la prévention des risques et la preuve du suivi lors d'un contrôle.

Pour un poste de cariste, par exemple, la date de dernière visite, la périodicité de 60 mois et la prochaine échéance doivent être vérifiées avec le service de santé au travail. Le fichier sert de registre de pilotage, mais ne remplace ni la convocation ni l'avis médical officiel.

Une échéance dépassée devient vite un problème social

Le premier incident est souvent une date non reportée après un changement de poste. Dans une entreprise de 12 salariés, oublier une seule visite peut passer inaperçu pendant plusieurs mois, surtout si le salarié travaille sur un site différent. La colonne Jours restants doit être relue avant chaque campagne de relance, et pas uniquement au moment d'un contrôle.

Une erreur de périodicité est tout aussi fréquente : saisir 24 mois pour un salarié alors que le service de santé a prévu un autre suivi. Pour 10 salariés, une erreur répétée sur 2 ans peut générer plusieurs rendez-vous manqués, des échanges avec le service de santé et plusieurs heures de recherche administrative.

Confondre aptitude et informations médicales

Un manager qui note dans Observations le diagnostic ou le traitement d'un salarié crée un risque de confidentialité. Le fichier doit rester limité à l'organisation de la visite et à la décision d'aptitude communiquée par le médecin du travail. Les données de santé sont particulièrement sensibles au regard du RGPD et ne doivent pas être copiées dans un classeur partagé avec toute l'équipe.

La bonne pratique consiste à réserver l'accès au dirigeant, au Responsable RH et à la personne chargée du suivi. Un dossier contenant 40 salariés ne doit pas être envoyé en pièce jointe à 15 managers lorsque 2 personnes seulement ont besoin de le mettre à jour.

Un tableau non actualisé perd sa valeur

Après une embauche, une mutation ou une reprise, laisser l'ancienne ligne sans correction crée une fausse impression de conformité. Le risque est concret : lors d'une demande de l'inspection du travail, l'entreprise doit expliquer son organisation et produire des éléments cohérents, pas seulement un fichier aux couleurs soignées.

Je recommande de dater chaque contrôle dans une note interne et de conserver les convocations dans un espace sécurisé séparé. Le classeur reste un outil de pilotage ; il ne faut pas lui faire porter l'archivage complet des avis médicaux.

La même logique s’applique au suivi des embauches, qui doit rester à jour pour refléter chaque entrée, mutation ou reprise sans confusion possible.

Un contrôle de 15 minutes à date fixe

Rattachez le fichier à la clôture de paie du mois, par exemple le dernier jeudi. L'assistante RH ouvre le Tableau de Bord, repère les échéances proches, puis revient dans Suivi Visites Médicales pour vérifier le salarié, le service et le poste concernés.

Dans une PME de 25 personnes, ce contrôle hebdomadaire de 15 minutes suffit souvent à traiter 2 ou 3 rendez-vous à venir. Le jour de la visite, mettez à jour la Date dernière visite, la Périodicité (mois), l'Aptitude et les Observations strictement nécessaires.

Trois habitudes qui évitent l'abandon du fichier

• Utilisez une validation des données pour limiter les variantes de saisie dans Type de visite et Aptitude : une même valeur doit toujours être écrite de la même manière.
• Protégez les colonnes calculées et colorez les échéances proches avec une mise en forme conditionnelle afin de ne pas écraser accidentellement une date ou un statut.
• Créez une copie mensuelle contrôlée uniquement si votre procédure l'exige ; sinon, gardez un fichier maître et sauvegardez une version datée dans un espace sécurisé.
• Restreignez les droits d'accès aux personnes qui gèrent les rendez-vous et ne placez pas le classeur dans un dossier ouvert à tous les salariés.

Le moment où Excel ne suffit plus

Pour 12 ou 25 salariés, ce modèle est plus souple qu'un SIRH et permet une vérification humaine rapide. Au-delà de 100 salariés, avec plusieurs établissements, des postes à risques et des changements quotidiens, les relances automatiques, les habilitations et la traçabilité d'un SIRH deviennent préférables.

Ne remplacez pas le tableur trop tôt : formalisez d'abord qui saisit, qui contrôle et qui archive. Mais ne le conservez pas indéfiniment si trois personnes modifient le fichier, si les échéances sont suivies dans plusieurs versions ou si les relances ne peuvent plus être auditées.

À ce stade, la tenue du document unique doit pouvoir être auditée sans ambiguïté, avec un responsable, des mises à jour tracées et une version de référence clairement identifiée.