Arrêts maladie Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l’onglet Mode d’emploi (image 3) et prenez connaissance de l’organisation du fichier avant toute saisie.
2. Étape 2 — Dans Suivi Arrêts Maladie, renseignez le numéro, le nom, le prénom, le service et le poste du salarié concerné.
3. Étape 3 — Saisissez les dates de début et de fin, puis contrôlez le nombre de jours d’arrêt affiché dans la colonne dédiée.
4. Étape 4 — Indiquez le type d’arrêt, le taux d’IJSS, le salaire journalier brut, les indemnités attendues et le maintien employeur.
5. Étape 5 — Mettez à jour Justificatif reçu, Date réception justificatif et Statut dès réception de l’arrêt ou d’une prolongation.
6. Étape 6 — Consultez Tableau de Bord (image 2) avant la clôture mensuelle et utilisez les commentaires pour traiter les écarts avec la paie.

Un outil de proximité pour les petites équipes

Dans une SARL de 12 salariés, c’est souvent la gestionnaire de paie ou l’assistante RH qui reçoit l’arrêt, vérifie sa date et transmet l’information à la paie. Le fichier évite de chercher dans une boîte mail quand il faut répondre à une question sur une absence de 5 jours commencée le 05/01/2026.

Le dirigeant de TPE peut aussi l’utiliser lorsqu’il n’a pas encore de SIRH. Il saisit le salarié, le service et le poste dans Suivi Arrêts Maladie (image 1), puis note si le justificatif est reçu. Cette organisation est plus fiable qu’un tableau librement modifié chaque mois.

Le rythme dépend de la paie

Le bon moment pour renseigner une nouvelle ligne est dès réception de l’arrêt, pas à la fin du mois. Lors de la clôture de paie, la gestionnaire retrouve les dates, le taux d’IJSS, le maintien employeur et le statut du dossier sans reprendre tout l’historique.

Dans un service de 25 personnes, six arrêts de 3 à 14 jours peuvent être ouverts sur un même mois. Le tableau de bord (image 2) donne alors une lecture globale, tandis que la première feuille conserve le détail salarié par salarié.

Un support partagé entre RH et managers

Le manager d’équipe ne doit pas accéder aux montants confidentiels s’il n’en a pas besoin : il peut simplement signaler une absence et sa prolongation à la RH. La Responsable RH garde la saisie des données de paie, notamment le salaire journalier brut et le maintien dû.

Ma position est claire : sous 30 salariés, ce tableur est suffisant pour structurer le suivi administratif, à condition de limiter les droits d’accès. Au-delà, la multiplication des arrêts, des subrogations et des régularisations justifie un SIRH interfacé avec la paie.

La montée en volume invite ensuite à formaliser les informations dans un tableau de suivi des absences pour garder une vue claire sur les arrêts, les prolongations et les régularisations.

Le justificatif et la transmission à l’employeur

Le salarié doit transmettre son arrêt de travail à l’employeur dans le délai prévu par les textes et les usages de l’entreprise, généralement 48 heures. La feuille contient Date réception justificatif et Justificatif reçu : ces deux champs permettent de dater le contrôle au lieu de noter seulement une mention orale.

L’employeur transmet les éléments nécessaires à la caisse via la DSN et traite, selon le cas, la subrogation. Le modèle ne remplace pas la paie : il sert à rapprocher l’absence, les IJSS attendues et le maintien de salaire avant validation du bulletin.

IJSS, délai de carence et maintien

Pour une maladie non professionnelle, les IJSS correspondent en principe à 50 % du salaire journalier de base, dans la limite du plafond réglementaire. Un délai de carence de 3 jours s’applique habituellement, avec des exceptions prévues par les textes ou certaines conventions collectives.

Le maintien légal par l’employeur obéit notamment aux conditions d’ancienneté et aux règles du Code du travail, tandis que la convention collective peut être plus favorable. Il faut donc renseigner le taux réellement retenu par la paie, et non appliquer automatiquement 50 % à toutes les lignes.

Les contrôles à ne pas oublier

Un arrêt maladie suspend le contrat de travail : le salarié n’acquiert pas systématiquement des congés payés comme en période travaillée, sauf règles légales ou conventionnelles applicables. Les arrêts liés à un accident du travail ou à une maladie professionnelle suivent un régime différent.

Exemple : pour un arrêt de 10 jours calendaires, ne saisissez pas mécaniquement 10 jours payés. Distinguez la durée de l’arrêt, les jours indemnisables, les 3 jours de carence éventuels et la part de maintien employeur. L’URSSAF contrôle ensuite la correcte déclaration des rémunérations et cotisations, pas la simple présence d’un fichier Excel.

À cette étape, le tableau de suivi des absences permet de distinguer d’un coup d’œil les jours d’arrêt, les congés et les RTT pour éviter toute confusion dans les décomptes.

Une date mal saisie produit une retenue fausse

Le problème le plus fréquent est une date de fin non mise à jour après une prolongation. Un arrêt prévu du 12/01/2026 au 16/01/2026 représente 5 jours calendaires ; si la prolongation jusqu’au 23/01/2026 reste dans un courriel non traité, le bulletin peut intégrer 5 jours au lieu de 12.

Sur un salaire brut mensuel de 2 500 €, une semaine oubliée peut créer un écart de plusieurs centaines d’euros entre retenue, IJSS et maintien. La régularisation du mois suivant mobilise ensuite la gestionnaire de paie, le salarié et le manager.

Le justificatif absent devient un dossier fragile

Une absence signalée par téléphone mais sans justificatif reçu ne doit pas être traitée comme un arrêt validé. Si le salarié a été absent 2 jours et que la pièce manque, la colonne Statut doit conserver une mention de relance ; sinon l’absence peut être payée, déduite ou déclarée avec une qualification erronée.

Une absence injustifiée d’une journée sur un salaire de 2 500 € représente environ 115 € de retenue sur 21,67 jours ouvrés, avant les conséquences disciplinaires éventuelles. Le coût réel inclut surtout le temps consacré à corriger le bulletin et à expliquer la situation.

Le mélange des régimes crée des incohérences

Appliquer la règle d’un arrêt maladie ordinaire à un accident du travail est une erreur opérationnelle classique. Les IJSS, la carence, le maintien et les déclarations ne se traitent pas de la même manière ; le champ Type d’arrêt doit donc être renseigné dès la première saisie.

Une PME qui laisse 20 lignes sans statut à la fin du mois ne sait plus quels dossiers sont clos. Je recommande de ne jamais supprimer une ligne corrigée : ajoutez un commentaire de régularisation et conservez la trace, car un litige devant les prud’hommes peut porter sur plusieurs bulletins.

Un rituel court, toujours au même moment

Réservez un créneau fixe le dernier jour travaillé avant la clôture de paie. La personne responsable compare les absences de l’onglet Suivi Arrêts Maladie avec les remontées managers, les arrêts reçus et les prolongations du mois.

Pour 12 salariés, ce contrôle peut tenir en 15 minutes si chaque ligne possède un statut. Pour 60 salariés et 18 arrêts ouverts, prévoyez plutôt 45 minutes et un rapprochement avec le logiciel de paie.

Trois habitudes qui évitent les reprises

• Utilisez une validation de données pour limiter les valeurs de Type d’arrêt, Justificatif reçu et Statut aux choix prévus.
• Activez une mise en forme conditionnelle pour faire ressortir les lignes sans date de réception ou sans statut finalisé.
• Archivez une copie datée après chaque clôture mensuelle, par exemple Suivi_arrets_2026-01, sans écraser le fichier de travail.
• Protégez les cellules contenant des formules et limitez l’accès aux données de salaire aux personnes habilitées.

Quand passer à un SIRH

Le tableur reste adapté à une petite structure, mais il atteint ses limites lorsque plusieurs personnes saisissent en même temps, lorsque les arrêts dépassent 100 lignes par an ou lorsque les IJSS doivent être rapprochées automatiquement de la paie.

L’onglet Tableau de Bord (image 2) sert alors de point de contrôle, pas de preuve comptable. Conservez l’export de paie et les justificatifs dans un espace sécurisé conforme au RGPD ; le fichier Excel ne doit pas devenir l’unique archive des dossiers de santé.