Planning des congés Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l'onglet Mode d'emploi et prenez connaissance de la logique de saisie avant de modifier le planning.
2. Étape 2 — Dans Planning congés, renseignez le nom, le prénom, le service, le poste et le type de contrat du salarié concerné.
3. Étape 3 — Sélectionnez le type de congé, puis saisissez les dates de début et de fin au format JJ/MM/AAAA.
4. Étape 4 — Vérifiez le nombre de jours ouvrés affiché et corrigez la demande si elle inclut un jour férié ou une période non travaillée.
5. Étape 5 — Mettez à jour le statut avec En attente ou Validé, puis indiquez le nom du responsable dans Validé par.
6. Étape 6 — Ajoutez un commentaire utile, par exemple Semaine complète ou Pont du 15 août, pour expliquer le contexte de la demande.
7. Étape 7 — Consultez Tableau de bord pour contrôler la répartition des absences et utilisez les filtres d'Excel pour préparer la validation de l'équipe.

Le besoin apparaît avant la clôture de paie

Dans une SARL de 12 salariés, le dirigeant ou l'assistante RH reçoit souvent les demandes par e-mail, oralement et parfois sur papier. Le planning Excel rassemble ensuite les informations nécessaires : identité, service, poste, type de contrat, type de congé, dates, statut et valideur. Cette centralisation évite de rechercher cinq messages pour confirmer qu'une absence a bien été acceptée.

La gestionnaire de paie consulte le tableau avant la clôture mensuelle. Elle peut vérifier qu'un congé payé, une journée de RTT ou une absence exceptionnelle a été correctement qualifié avant la transmission des éléments variables. Le modèle ne remplace pas le logiciel de paie : il sert de support de préparation et de contrôle.

Les managers l'utilisent pour arbitrer les départs

Un manager d'équipe regarde surtout les dates et le statut. Dans un service de 25 personnes organisé par roulement, il peut filtrer le Service, comparer les demandes sur une même semaine et repérer une période où six salariés seraient absents simultanément. La colonne Commentaire permet de noter un pont, une semaine complète ou une contrainte de planning.

L'image 1 montre l'onglet Planning congés avec une ligne d'en-têtes structurée : Nom, Prénom, Service, Poste, Type de contrat, Type de congé, Date de début, Date de fin, Jours ouvrés, Statut, Validé par et Commentaire. Les exemples visibles comprennent Camille Martin en congés payés du 06/07/2026 au 10/07/2026 et Julien Dubois en RTT le 14/08/2026.

Un support utile lors des campagnes d'été

La période de pose des congés d'été concentre les demandes et les arbitrages. Pour une PME industrielle en 3x8, le responsable RH peut conserver la même logique de saisie tout en contrôlant séparément les équipes du matin, de l'après-midi et de nuit grâce au champ Service ou au poste.

Je recommande ce format pour les petites structures qui ont moins de 30 salariés et un seul circuit de validation. Il reste plus souple qu'un outil lourd lorsque les demandes sont peu nombreuses, à condition de nommer une personne responsable de la mise à jour.

L'acquisition des congés payés doit rester la référence

Le Code du travail prévoit l'acquisition de 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète. La période de référence est en principe du 1er juin au 31 mai, sauf accord collectif ou convention applicable prévoyant une autre période. Le planning doit donc distinguer la date d'absence du compteur réellement disponible.

Le fichier suit les dates et les jours ouvrés, ce qui est pratique pour une organisation travaillant du lundi au vendredi. Il faut toutefois conserver la méthode de décompte appliquée par l'entreprise : un salarié posé du lundi au vendredi peut représenter cinq jours ouvrés, alors que le décompte en jours ouvrables peut conduire à six jours selon le retour prévu et les règles applicables.

La validation ne suffit pas à vérifier toutes les obligations

Une demande validée doit être compatible avec la continuité de l'activité et avec les règles de temps de travail. La durée légale est de 35 heures par semaine, la durée maximale quotidienne est de 10 heures, le repos quotidien est de 11 heures et le repos hebdomadaire atteint 35 heures. Ces règles concernent particulièrement les équipes en roulement et les salariés qui enchaînent congé, reprise et poste du soir.

Les RTT ne se confondent pas avec les congés payés : leur origine dépend de l'accord d'aménagement du temps de travail. Pour un salarié qui acquiert 2,5 jours ouvrables par mois, douze mois représentent 30 jours ouvrables ; ce chiffre ne doit pas être copié dans la colonne Jours ouvrés sans conversion cohérente.

Les congés familiaux et les absences particulières

Le tableau peut servir de registre de planification pour un congé maternité, un congé de paternité et d'accueil de l'enfant, un arrêt maladie ou un congé pour événement familial, mais le traitement de paie et les justificatifs restent distincts. Un arrêt maladie doit notamment être géré avec les règles de maintien de salaire et, le cas échéant, de subrogation.

La convention collective et son identifiant IDCC peuvent modifier les règles de congés, de jours fériés ou de maintien. Le choix pratique est donc de conserver le type de congé dans le planning et de contrôler le compteur dans la paie ou le logiciel de référence, plutôt que de transformer Excel en outil juridique.

Une date saisie comme du texte fausse tout le suivi

Le premier incident que l'on rencontre est une date saisie au format texte, par exemple 06-07 au lieu de 06/07/2026. Excel peut alors ne pas calculer les jours ouvrés ou trier la demande au mauvais endroit. Dans une équipe de 12 salariés, deux dates mal interprétées suffisent à rendre la vue estivale inutilisable au moment où le dirigeant doit répondre aux demandes.

Le modèle affiche des dates de début et de fin et prévoit une colonne Jours ouvrés. Ne remplacez pas ces dates par une phrase comme première semaine de juillet : vous perdez le calcul, le tri et la comparaison. Une vérification de deux minutes par ligne vaut mieux qu'une régularisation de compteur en fin de période.

Le statut oublié crée des départs non arbitrés

Une demande dont le statut reste vide est souvent considérée à tort comme acceptée. Dans une équipe de 25 personnes, trois demandes non validées sur la même semaine peuvent produire un sous-effectif d'un poste complet, surtout avec un planning par roulement. La colonne Validé par doit contenir le nom du responsable, pas seulement un oui dans un e-mail séparé.

Un autre piège consiste à mélanger congés payés, RTT et arrêt maladie dans un compteur unique. Pour un salarié rémunéré 2 500 € brut, une absence d'une journée mal qualifiée peut modifier la retenue, le maintien de salaire ou la subrogation ; l'erreur se répercute ensuite sur le bulletin de paie et demande une correction.

Le planning ne doit pas devenir une preuve incomplète

Un fichier non protégé, partagé par plusieurs personnes et écrasé chaque vendredi ne permet plus de savoir qui a modifié une date. Lors d'un désaccord, le salarié peut contester le solde ou la décision devant les prud'hommes. Le planning est un outil de pilotage, pas le seul archivage des demandes et des décisions.

Il faut aussi éviter de supprimer les anciennes lignes après le départ d'un salarié. Une absence effacée peut rendre impossible la reconstitution d'un solde de tout compte. Conservez une copie datée du fichier et limitez l'accès aux données personnelles, notamment les commentaires qui peuvent révéler une situation médicale.

Cette précaution prend tout son sens quand il faut suivre les arrêts maladie avec un historique fiable des dates, des justificatifs et des impacts sur le solde de tout compte.

Associez le fichier à trois rendez-vous fixes

Un tableur fonctionne lorsqu'il est rattaché à une habitude précise. Pour une petite entreprise, je conseille une mise à jour le lundi matin, une validation par le manager avant la réunion d'équipe et un contrôle lors de la clôture de paie mensuelle. Quinze minutes par semaine suffisent souvent pour une équipe de 12 salariés.

L'image 2 présente l'onglet Tableau de bord, conçu pour lire rapidement la situation globale plutôt que de parcourir toutes les lignes. L'image 3 montre l'onglet Mode d'emploi, à consulter lors de la prise en main et à laisser dans le classeur pour la personne qui reprend le suivi.

Réduisez les manipulations inutiles

• Utilisez une validation de données pour limiter Type de congé et Statut à des valeurs cohérentes.
• Filtrez Service et Date de début avant la réunion d'équipe afin de traiter uniquement les demandes de la période concernée.
• Dupliquez une copie mensuelle ou hebdomadaire avant toute modification importante et nommez-la avec la date, par exemple Conges_21-07-2026.
• Ajoutez une mise en forme conditionnelle sur les demandes En attente ou sur les chevauchements repérés dans votre contrôle.

Si vous utilisez des formules, gardez les références stables et vérifiez le résultat sur une ligne d'une journée et sur une semaine complète. Une formule de type IF ou COUNTIF peut aider à repérer un statut manquant ; SUMIF peut regrouper les jours par service, tandis que AVERAGE n'a de sens que si le périmètre et la méthode de décompte sont homogènes.

Savoir quand passer à un SIRH

Le tableur reste adapté sous 30 salariés avec un valideur clairement identifié. Au-delà de plusieurs services, de 50 salariés ou de demandes quotidiennes, les droits d'accès, l'historique, les notifications et les compteurs individuels justifient un SIRH. Le bon moment pour changer est lorsque la vérification manuelle prend plus d'une heure par semaine ou provoque régulièrement des doublons.

Dans ce cas, un suivi des congés et RTT centralise les compteurs individuels, l’historique et les validations avant le passage à un SIRH.