Suivi des candidatures Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Candidatures et saisissez chaque dossier sur une ligne. Renseignez la date de réception, le poste visé et le stade du processus.
2. Utilisez les champs de sélection proposés dans l’onglet Listes & Instructions. Vous évitez les variantes de saisie comme entretien, Entretien ou entretien téléphonique.
3. Complétez les coordonnées du candidat, puis ajoutez le service concerné et le type de contrat attendu. Cela facilite le tri quand plusieurs managers recrutent en parallèle.
4. Contrôlez l’onglet tableau de bord après chaque vague de candidatures. Vous voyez tout de suite si vous avez 18 profils en attente de présélection et 4 en entretien.
5. Filtrez la base selon le poste, la source ou le stade pour préparer vos relances. Sur un recrutement avec 25 dossiers, ce tri remplace une bonne partie du suivi manuel.
6. Dupliquez la structure pour une nouvelle campagne de recrutement si vous gardez une logique mensuelle. Conservez la même nomenclature pour comparer vos recrutements dans le temps.

En pratique, ce fichier sert surtout à la gestionnaire RH, à l’assistante RH, au Responsable RH et au dirigeant de TPE qui pilote lui-même ses embauches. L’usage monte d’un cran dès qu’il faut suivre plusieurs postes ouverts en même temps : une SARL de 12 salariés qui recrute un technicien, un commercial et un profil administratif n’a pas besoin d’un ATS complet, mais elle a besoin d’une vue fiable sur 15 à 30 dossiers.

L’onglet Candidatures de l’image 1 permet justement de garder une ligne par dossier avec l’ID, la date de réception, le poste visé, le service concerné, le type de contrat, la source et les coordonnées. C’est le bon niveau de détail quand un manager d’équipe vous demande le soir même quels candidats sont passés en présélection ou combien de CV viennent de la cooptation.

Quand le besoin devient concret

Le besoin apparaît souvent pendant une campagne d’alternance, un remplacement à prévoir avant l’été ou un recrutement urgent après un départ. Sur un service de 25 personnes avec plusieurs entretiens à caler, un tableur bien tenu évite les doublons et les oublis de relance.

Ce que montre le tableau de bord

L’image 2 résume le flux de recrutement et donne une lecture immédiate du volume à traiter. Pour une PME de 3 services, quelques dizaines de lignes suffisent déjà à distinguer les dossiers à relancer de ceux à archiver.

Ce modèle n’est pas un outil juridique, mais il aide à documenter proprement le recrutement au regard du Code du travail. Dès l’embauche, vous devez pouvoir justifier l’identité du salarié, la date d’entrée et la conformité des démarches comme la DPAE, à effectuer dans les 8 jours précédant l’embauche.

Sur le plan social, le suivi des candidatures doit rester compatible avec la confidentialité des données et avec le RGPD appliqué aux données du personnel. Concrètement, vous évitez de laisser circuler des CV dans des boîtes mails partagées sans traçabilité ; une base structurée est plus propre, surtout si plusieurs personnes interviennent dans la sélection.

Les repères utiles en 2026

Si vous recrutez dans une entreprise de 11 salariés ou plus, le CSE est obligatoire ; à 50 salariés, les sujets de consultation et de structuration des recrutements deviennent plus lourds. Pour une entreprise plus petite, un suivi clair des candidatures suffit souvent tant que vous gardez un historique propre des échanges et des décisions.

Le bon niveau de formalisme

Je vous conseille de rester simple : un dossier par candidat, un statut lisible, une source identifiée et une date de décision. Pour 20 à 40 candidatures par mois, c’est plus robuste qu’un suivi dispersé dans 4 fichiers Excel différents.

La première erreur, c’est de mélanger les candidatures d’un poste à l’autre sans ID ni filtre. Après 3 semaines, vous ne savez plus si le CV de Léa a été relancé pour le poste comptable ou pour le poste assistant commercial ; au pire, vous ratez un bon candidat qui a répondu à un autre manager.

La deuxième erreur, c’est la saisie libre partout. Si un recruteur écrit entretien, un autre Entretien téléphonique et un troisième en cours, le tableau de bord devient inexploitable ; sur 30 dossiers, vous perdez facilement 30 à 45 minutes à chaque consolidation manuelle.

Ce que ça coûte vraiment

Un oubli de relance peut faire glisser un recrutement de 10 jours. Sur un poste resté vacant avec une productivité estimée à 250 € par jour, cela représente 2 500 € de manque à produire, sans compter le temps du manager mobilisé à nouveau pour refaire les entretiens.

Les cas qui posent problème

Le registre improvisé dans un mail ou un tableau sans statut finit aussi mal quand il faut répondre à une question du dirigeant ou retrouver l’historique d’un refus. Avec une base claire, vous savez en 2 minutes combien de profils ont été vus, refusés ou mis en attente sur une campagne donnée.

Le plus simple est de l’adosser à un rituel fixe : ouverture des candidatures le lundi matin, mise à jour après chaque entretien, et revue rapide avant la réunion d’équipe. Si vous recrutez tous les mois, cette discipline évite que le fichier se dégrade au bout de 15 jours.

Trois gestes qui font durer le modèle

• Dupliquez la structure de suivi à chaque nouvelle campagne au lieu de repartir de zéro.
• Gardez les mêmes listes de sélection pour le poste, le service et le stade du processus.
• Contrôlez le tableau de bord une fois par semaine pour repérer les dossiers en attente.

Quand passer à un SIRH

Si vous gérez plus de 80 à 100 candidatures par mois, plusieurs sites de recrutement et des validations à plusieurs niveaux, le tableur montre vite ses limites. À ce stade, un vrai SIRH ou un ATS devient plus sûr pour la traçabilité, les droits d’accès et l’automatisation des relances.

En dessous de ce volume, Excel reste souvent le plus souple : peu de paramétrage, lecture immédiate, et un coût quasi nul pour une équipe RH réduite.